Treize conseils pour conférences et congrès
Le beau temps est enfin arrivé!
Pour plusieurs professionnels, cette période estivale signifie une participation accrue à des conférences et congrès, incluant la Journée du Barreau 2018.
Avant de faire le plein de cartes professionnelles, assurez-vous d’obtenir un excellent retour sur votre investissement grâce aux treize conseils
1)Donnez-vous un objectif
Trop souvent, les professionnels ne sont pas stratégiques dans la façon de participer à ces activités. Puis, de retour au bureau, ils s’étonnent du manque de résultat. Sans stratégie, il est impossible de mesurer le succès d’une activité. Donnez-vous une mission : apprendre une chose, faire trois rencontres, revoir un client, par exemple. Décidez et énoncez cet objectif à votre supérieur ou à un pair. Ceci vous motivera pour passer à l’action et faire un compte rendu à votre retour.
2)Préparez-vous et ciblez vos efforts
Une participation active inclut de faire ses devoirs : furetez sur LinkedIn pour consulter le profil des conférenciers ou sur le site Web de l’activité pour prendre contact avec les organisateurs, proposez votre participation comme conférencier, informez-vous des réussites des commanditaires avec qui vous envisagez bâtir une alliance. Ces recherches servent à tisser des liens pour vous présenter, converser ou même bâtir une relation de service.
3)Faites d’une pierre deux coups
Profitez de l’occasion pour inviter un de vos clients qui pourrait être intéressé par le thème du congrès ou le sujet d’une conférence. Si un client potentiel ou un fournisseur est dans la même région géographique que l’activité, profitez de votre déplacement pour l’inviter à un repas d’affaires en fin de journée ou pour le café du matin. Soyez clair dans votre invitation. Et n’oubliez pas que lorsque vous êtes l’hôte, vous payez.
4)Soyez ouvert à l’imprévu
Inscrivez-vous à des conférences, ateliers, cocktails et autres activités en lien avec votre objectif ou pour vous sortir de votre zone de confort. Planifiez intelligemment votre participation pour maximiser votre présence sans être à la hâte ou dépourvu de sommeil. Si les choses ne se passent pas comme prévu ou si le temps ne vous permet pas de faire ce que vous souhaitiez, soyez ouvert à l’imprévu qui est souvent la base de découvertes et fait souvent de belles histoires à raconter.
5)Soyez ponctuel
Surtout si vous avez l’intention de rencontrer des conférenciers qui sont souvent disponibles et accessibles avant d’entrer en scène. Quand vous voyagez en dehors de votre région, allouez-vous une ou deux journées avant le début de l’activité pour contrer le décalage horaire ou Mère Nature. Évitez le stress du retour en vous assignant aussi du temps pour faire le bilan et reprendre votre cadence. Soyez réaliste quand vous validez votre emploi du temps et vos échéanciers en lien avec votre énergie et votre possible productivité.
6)Faites don de votre temps et de vos talents
Le bénévolat est la meilleure façon de montrer votre intérêt, de contribuer au changement et de vous rapprocher des influenceurs. Basez votre volontarisme sur vos aptitudes et objectifs. Offrez vos services pour : accueillir les gens, présenter des conférenciers, animer une table ronde, rédiger un article, commanditer un cocktail, donner de la documentation à un kiosque ou mentorer des recrues. Impliquez-vous. Les retombées sont souvent exponentielles.
7)Maintenez votre code vestimentaire
Ce n’est pas le moment de relâcher votre tenue ou d’expérimenter un nouveau look. Pour projeter confiance et crédibilité, vous devez avoir l’air de ce que vous faites, au quotidien. Évidemment, si le code vestimentaire est décontracté, n’arrivez pas en tenue de ville. Vos choix vestimentaires s’appliquent aussi à votre tenue de voyage. Vous ne savez jamais qui vous croiserez ou qui seront les passagers à vos côtés dans le train ou l’avion. Portez des chaussures confortables qui permettent d’avoir un maintien impeccable et de marcher sur de longues distances.
8)Profitez de toutes les occasions pour vous présenter et tisser des liens
Dans la file d’attente, au buffet, au bar, à un kiosque présentez-vous! Rappelez-vous que les personnes que vous rencontrez sont comme vous; elles souhaitent établir des liens. Tant que vous ne tendrez pas la main et que vous n’échangerez pas, vous ne saurez pas comment vous pouvez aider ou comment vous pouvez vous faire aider pour atteindre vos objectifs. Présentez aussi vos collègues et clients. Cette technique est contagieuse. Vos nouvelles connaissances vous présenteront à leur tour et vous grandirez ainsi votre cercle d’influence. Offrez votre carte professionnelle.
9)Mettez la techno de côté et soyez dans le moment
Fermez votre téléphone. Si vous attendez un appel ou un courriel, mettez-le en mode vibration. Vous êtes là pour tisser des liens en personne. Soyez présent. Écoutez. Partagez. Dans ces types de rassemblements, les conversations de confiance se bâtissent les yeux dans les yeux, et non les yeux sur les écrans. Au lieu de taper des notes sur votre clavier, sortez votre carnet et un crayon. Vous serez plus focalisé. Les études prouvent que les notes manuscrites augmentent la rétention. Si vous devez vérifier vos courriels ou prendre un appel, placez-vous en retrait. Évitez de rentrer et de sortir pendant les présentations. C’est dérangeant pour les présentateurs et distrayant pour les participants.
10)Respectez les consignes et parlez positivement
Soyez un participant courtois, poli et reconnaissant envers les organisateurs, les participants et les membres du personnel de la salle ou de l’hôtel. Respectez la proximité et l’espace. Permettez à tous de bien voir et d’être assis confortablement. Ne vous étalez pas. Soyez franc joueur. Célébrez modestement et applaudissez avec enthousiasme.
11)Faites ce que vous avez dit que vous feriez
Honorez vos paroles dans les 48 heures de votre retour au boulot. Si vous avez promis de virtuellement présenter quelqu’un à un membre de votre réseau, présentez-le. Si vous avez mentionné faire suivre un article, envoyez-le. Si vous avez promis une invitation à votre tournoi de golf, faites-là. Vous vous démarquerez par votre intégrité.
12)Classez vos nouveaux contacts et connectez-vous virtuellement
Ajoutez les coordonnées de vos nouvelles connaissances dans vos fichiers. Joignez des notes et rappels pour développer vos relations. LinkedIn est la plateforme idéale pour faire croitre votre réseau. En invitant à se connecter, prenez soin d’ajouter une note personnalisée qui fait référence à votre rencontre initiale.
13)Dites merci
Toutes les occasions sont bonnes pour dire merci, que ce soit à votre hôte, aux conférenciers, à l’organisateur ou au personnel de l’hôtel. Remercier, c’est aussi un prétexte idéal pour transmettre un courriel et poursuivre la conversation.
Que vous participiez pour apprendre, mousser le développement de vos affaires ou échanger avec vos collègues sur les meilleures pratiques, soyez stratégique et demeurez ouvert à toutes les occasions qui se présentent à vous!
