Oh non pas encore un p’tit meeting…! La rentrée c’est aussi le retour aux réunions.

Le succès d’une réunion dépend du président de la réunion mais aussi des autres participants. Avoir des réunions efficaces est beaucoup plus que d’envoyer une invitation pour se rassembler autour d’un bon café et de beaux beignes pour jaser.

Voici vingt lignes directrices, ainsi que des astuces, pour vous permettre d’avoir des réunions harmonieuses, mais surtout productives.

PRÉSIDENT

1. Si vous n’avez pas d’objectif pour la réunion, ni de compte-rendu à faire, ne tenez pas de réunion.

Permettez-moi de vous l’assurer, tout le monde va rouler des yeux quand vous commencerez en disant : « Quelqu’un a-t-il quelque chose de nouveau à partager ? » ou « Est-ce qu’il y a quelque chose que vous aimeriez discuter aujourd’hui ? »

2. Invitez seulement ceux qui ont besoin d’être là et assurez-vous que les décideurs sont présents.

3. Planifier l’ordre du jour avec des objectifs précis basés sur les résultats espérés.

4. Utilisez toujours le même modèle d’ordre du jour.

Ce gabarit facilitera le référencement.

5. Soyez réaliste.

Prévoyez suffisamment de temps pour les discussions, les questions ainsi que les réponses. Assignez des délais précis pour les remue-méninges d’idées.

• Quand les participants dévient de l’ordre du jour?

« Stationnez » ces éléments bien à la vue de tous sur une note autocollante ou sur le tableau. Revoyez ces idées à la fin de la réunion. Assignez le suivi aux bonnes personnes ou assurez-vous de les inclure dans la prochaine réunion.

6. Annoncez vos attentes concernant les gadgets technologiques, avant la réunion.

Faites le dans l’envoi de votre ordre du jour et encore au début de la réunion. Assurez-vous de revoir l’utilisation souhaitée pour les médias sociaux, les mots cliques, ainsi que les téléphones intelligents et les ordinateurs portables.

7. Ajoutez de la nouveauté et des éléments « surprise! » à vos réunions.

Changez l’emplacement et les gâteries. « La réunion aura lieu à l’extérieur et nous servirons des glaces. », en ravira plusieurs.

8. Commencez votre réunion à l’heure prévue.

Si vous attendez les retardataires pour commencer la réunion, vos participants penseront qu’il est acceptable d’arriver en retard. Une fois que vous commencez, ne vous arrêtez pas. Et, ne recommencez surtout pas.

Votre équipe aime socialiser avant la réunion? 

Spécifiez ce moment – 8 h 50 à 9 h 00 – Muffins et retrouvailles

Votre équipe a du mal à démarrer à l’heure? 

Débutez à une heure hors du commun. Curieux, vos collègues seront là à temps pour vérifier. – 9 h 03 – Début de la réunion

Vous avez toujours quelques retardataires?

Jouez à « Passe la tablette ». Celui qui préside la réunion passe cérémonieusement une tablette numérique ou de papier avec un stylo, à la dernière personne qui passe la porte. Toute autre personne qui vient après, se voit remettre la cérémoniale tablette pour la prise de notes. Comme bonus pour vous, vous n’aurez pas à répondre à la fameuse question : « Qu’est-ce que j’ai manqué ? »  Le nouveau preneur de notes peut se rattraper sur le statut de la réunion, en lisant les notes.

9. Animez la réunion en impliquant les participants.

Faites appel aux experts présents dans la salle en sollicitant de la rétroaction.

Les participants s’interrompent?

Utilisez un sablier ou un bâton de la parole; seule la personne qui détient l’objet peut parler.

10. Terminez votre rencontre dix minutes avant l’heure anticipée.

Tout le monde sera enchanté du temps supplémentaire pour se rafraîchir, faire un appel ou se rattraper dans leurs courriels. Au plus tard, mettez fin à votre réunion à l’heure prévue.

Vos réunions s’étendent régulièrement au-delà du temps assigné?

Utilisez un cadran avec un compte à rebours. Placez-le bien en vue, face aux participants. Regardez-le en passant d’un point à l’autre de l’ordre du jour.

 PARTICIPANT

1. Lorsque vous recevez une invitation à une réunion, dès que possible, confirmez votre présence ou informez de votre absence.

R.S.V.P. n’est pas une option. Si vous ne pouvez pas y assister, expliquez la raison. Un appel est généralement préférable.

2. Apportez tous les documents nécessaires : l’ordre du jour, des mises à jour ainsi que vos suggestions et recommandations.

3. Apportez le nécessaire pour prendre des notes.

Élémentaire, mais croyez-moi, ce n’est pas évident pour tous. Trop souvent, j’ai eu à déchirer quelques pages de mon cahier et à fouiller dans mon sac pour trouver un stylo supplémentaire pour quelqu’un.

4. Si vous arrivez en retard, entrez discrètement et rapidement.

« Excusez-moi » suffit. Si nécessaire, présentez des excuses en privé à la fin pour expliquer. Ne fouillez pas dans vos papiers et ne déplacez pas votre chaise. Écoutez pour vous orienter dans l’ordre du jour.

5. Participez en fonction de l’ordre du jour.

Si vous n’avez rien à dire, ne perdez pas de temps à reformuler ce que les autres ont dit. Reconnaissez ce que disent les autres avec des expressions faciales positives.

6. Maintenez un langage corporel professionnel et positif.

Ne vous étalez partout. N’enlevez pas vos chaussures. Pas très agréable pour les autres et définitivement néfaste pour votre image.

7. Méfiez-vous des tics nerveux comme le clic de votre stylo ou le va-et-vient de votre « p’tite patte ».

Relaxant pour vous, mais inversez les rôles… Rapidement agaçant voire irritant pour les autres.

8. Respectez les consignes et soyez respectueux des idées des autres.

Si les gadgets technologiques sont autorisés, pas de coup d’oeil rapide sur votre page Facebook. Tout le monde s’en aperçoit. N’est-ce pas? N’interrompez pas et s’il vous plaît pas de conversation à part. Évitez le roulement des yeux, les soupirs et ne pointez pas du doigt. Soyez juste et agréable. Vous n’êtes pas dans un débat.

9. Si vous attendez un appel ou devez quitter tôt, informez à l’avance.

Placez votre appareil en mode vibration. Quand l’appel entre, absentez-vous pour aller parler. Quittez discrètement en rassemblant rapidement vos choses, sans « au revoir ».

10. Ayez de l’intégrité.

Faites le suivi et accomplissez toutes les tâches qui vous ont été confiées, danbs les délais requis.

Des réunions productives exigent sept Ps:

• de la Préparation,
• de la Planification,
• de la Participation Positive,
• des actions Post-réunion et
• un Post-mortem pour analyser la Pertinence de chaque réunion.

Bonne réunion.

Publié 9 octobre, 2015 lesaffaires.com (c) Julie Blais Comeau