En temps de confinement, en mode télétravail, avant, pendant et après, lors du retour au bureau, il existe des moments malaisants où même un professionnel d’expérience, comme vous, est débobiné, bouche bée au point de se gratter la tête, en quête des beaux mots ainsi que des beaux gestes appropriés. En anticipation de ces possibles situations paralysantes, je vous outille afin que vous puissiez maintenir confiance et crédibilité tout en évitant des conséquences négatives qui pourraient affecter votre rayonnement. Ce texte présente aussi des solutions pour savoir quoi dire et faire quand vous êtes le patron.

I– MON SUPÉRIEUR VEUT ÊTRE MON AMI FACEBOOK

Même si tout le monde le dit, incluant vous-même, « Notre équipe est comme une famille », vous souhaitez tout de même garder une petite gêne et maintenir vos distances sociales. Comment refuser cette invitation, sans blesser votre patron et sans nuire à votre relation professionnelle ?

Vous connaissez bien l’importance d’élaborer des politiques organisationnelles qui présentent clairement les principes ainsi que des stratégies, avec des procédures détaillées. Inspiré de cette méthode, rédigez votre politique personnelle pour vos médias sociaux. Décidez des catégories de gens avec qui vous souhaitez entretenir des liens ainsi que lequel de vos réseaux est le plus approprié selon le type d’échange. Une telle politique facilite la décision d’accepter une demande de connexion, ou pas.

Pendant que vous êtes devant votre écran, ajustez les paramètres de vos médias sociaux pour refléter votre politique.

Maintenant pour la demande en cours, vous pouvez commencer par l’ignorer. Donnez à votre patron le bénéfice du doute et considérez que  cette demande a été faite sous le coup d’une impulsion et non avec une intention plus ou moins acceptable. S’il revient à la charge, il verra seulement ce que vous souhaitez montrer, selon les paramètres que vous aurez mis en place et  selon la catégorie que vous lui aurez attribuée.

S’il vient aux nouvelles ou même s’il vous taquine pour savoir le pourquoi, vous pouvez toujours dire quelque chose comme « Je suis une personne assez réservée. Je partage ma page Facebook seulement avec ma famille et mes amis proches. Si vous le souhaitez, on peut se connecter sur LinkedIn. J’y suis active et j’apprends beaucoup de mes contacts. Je crois que vous pourriez faire des liens mutuellement bénéfiques avec mes contacts. »

Si vous êtes patron

À moins de participer à un média, une page ou un groupe de travail ou que les médias sociaux ne fassent partie de vos tâches, il est déconseillé aux gestionnaires, aux cadres et aux autres personnes en position d’autorité de faire des demandes « d’amitié » à leurs subalternes. Ces sollicitations peuvent créer des perceptions de mauvaises intentions liées au pouvoir que vous détenez au sein de l’entreprise et qui peuvent affecter la capacité d’un employé de réagir adéquatement dans son travail par la suite.

Quand on vous invite, encore ici il est préférable de refuser. Référez-vous au raisonnement exprimé ci-dessus.

Comme professionnel des ressources humaines

Votre rôle est d’élaborer une politique d’utilisation des médias sociaux et surtout d’éduquer cadres et employés sur ce qui constitue une utilisation juste et appropriée de ces médias. Il vous revient aussi  de clairement énoncer à l’intention des employés les conséquences du non-respect de ces consignes.

II– MON PATRON OFFRE UN CERTIFICAT DE MÉRITE À UN COLLÈGUE POUR LE PROJET QUE J’AI MENÉ

Oh là là, elle n’est pas facile celle-là ! Aussi tentant que cela puisse être d’agir dans un élan d’ indignation, n’allez pas si vite papillon. Respirez. Cette situation délicate mérite de bien s’organiser avant de passer à l’action. Respirez encore.

Planifiez ce que vous direz au patron pendant un entretien en privé. Votre objectif n’est pas de pointer du doigt votre collègue, mais plutôt de présenter les traces du projet. Mettez en lumière vos contributions de façon objective. Présentez des faits, des dates, des extraits et des échanges. Choisissez les éléments les plus convaincants.

Pour faire votre demande d’entretien privé, annoncez que ce que vous souhaitez discuter est délicat. « Ce que j’ai à dire est difficile et gênant. Une reconnaissance a été attribuée à une autre personne pour un projet que j’ai conçu et dirigé. » Donnez à votre supérieur l’opportunité d’absorber la nouvelle. Lorsqu’on vous invitera, exposez une, deux ou trois preuves de vos créations. Répondez aux questions, toujours avec objectivité, sans dénigrer votre collègue ni ses contributions. Soyez patient. Au besoin, concluez avec une phrase comme la suivante : « Je sais que ce que je viens de vous annoncer peut demander une certaine réflexion. Je comprends que la situation peut être délicate et je demeurerai discret jusqu’à ce que vous preniez une décision. »

Si vous êtes patron

Une fois convaincu qu’une erreur de mérite s’est produite, vous devez attribuer le crédit à qui de droit. Invitez le récipiendaire erroné à un entretien. « Nous avons fait une erreur lors de la remise des prix. Nous reconnaissons maintenant que le projet pour lequel vous avez reçu un certificat a été dirigé par -nommez la personne. Nous sommes désolés de ce malentendu. Nous allons faire une annonce pour rectifier la situation. » Rien ne sert de porter des accusations de malhonnêteté. Si l’employé s’excuse ou reconnaît l’erreur, remerciez-le.

III– ON M’INVITE À SOCIALISER EN DEHORS DE MES ACTIVITÉS PROFESSIONNELLES ET JE NE SOUHAITE PAS ENTRETENIR DE TELS LIENS

Il est parfaitement approprié de simplement décliner une invitation. « Merci de m’inclure, mais ce ne sera pas possible pour moi de me joindre à vous. J’ai déjà un engagement prévu. » Selon votre gré, ajoutez des détails sur les motifs de votre empêchement.

Si on vous pousse pour découvrir la raison de votre refus, soyez honnête. Vous pouvez répondre : « J’ai déjà un engagement prévu. »

Encore ici, développez votre propre politique de participation aux activités en dehors de votre cadre de travail. Définissez les types d’activités ainsi que les types de relations que vous acceptez d’entretenir avec les autres participants pour justifier votre décision sans perception de favoritisme, de discrimination et  aussi en vous assurant que vous ne manquerez pas une occasion de connexion et de contribution à la consolidation de l’équipe. L’important est d’être conséquent et cohérent.

IV– J’AI OUBLIÉ UNE RÉUNION

Ça peut arriver. Même le plus parfait des professionnels peut passer tout droit ou oublier d’ajouter une réunion à son emploi du temps. Ne vous tapez pas sur la tomate. Pardonnez-vous et ne le refaites plus.

Prenez vos responsabilités le plus rapidement possible pour rétablir la confiance qui vous est portée. Excusez-vous. « Je suis vraiment navrée. J’ai oublié. » Ne vous plaignez pas de votre fardeau ni de votre stress. N’inventez pas d’excuse. Informez-vous de ce que vous avez manqué ainsi que des actions que vous devez poser.

Si vous avez le temps de vous joindre à la réunion avant sa fin, excusez-vous en arrivant sans longue explication, participez ou présentez votre dossier et assurez-vous de respecter le délai accordé.

Si c’était un entretien privé à deux, demandez une deuxième chance. Si on vous l’accorde, soyez à l’heure.

Si cela vous arrive régulièrement, programmez un rendez-vous hebdomadaire avec vous-même les vendredis après-midi pour planifier vos réunions de la semaine suivante.

V– JE CONSIDÈRE UNE RELATION AMOUREUSE AU BUREAU

Si votre organisation a mis en place une politique  ferme à ce sujet et que celle-ci interdit toute fréquentation amoureuse entre employés, vous devez agir conséquemment et vous abstenir ou être transparent en annonçant votre relation à votre supérieur, une fois que vos liens affectifs sont officiels.

Si aucune politique n’a été adoptée à ce sujet et que vous considérez une relation amoureuse avec un collègue, un client ou un membre de votre communauté d’affaires, évaluez les risques. Il pourrait y avoir certains conflits d’intérêts. Votre réputation pourrait être affectée. Vous pourriez être blessée, avoir de la peine ou être offensée par cette personne. Votre jugement sur cette personne pourrait être coloré par votre engagement entre votre équipe ou, inversement, l’engagement que vous avez envers l’équipe pourrait être teinté par votre relation avec cette personne.

Une fois que vous avez évalué les risques, écoutez votre cœur et suivez les règles, qui pourraient inclure de trouver un autre emploi.

CONCLUSION

Peu importe la situation, aussi inusitée soit-elle, il est toujours approprié que vous vous accordiez une période de réflexion avant de vous prononcer ou d’agir. « Hmmm, c’est la première fois que je suis dans une situation comme celle-là. Je vais devoir réfléchir et vous revenir. »

Dans la majorité des cas, votre honnêteté, votre volonté de présenter des excuses lorsque cela est approprié et votre capacité à continuer vos activités avec calme et professionnalisme, et parfois votre capacité à rire de vous-même maintiendront votre image de professionnel, et plus simplement votre image d’être humain capable de s’ajuster.

Publié La référence de l’Ordre des conseillers en ressources humaines du Québec le 21 juillet, 2020 (c) Julie Blais Comeau