Que vous évoluiez dans un cabinet, une entreprise ou même en solo, votre retour de vacances sera probablement parsemé de réunions. Voici 12 conseils pour mieux les organiser et les rendre productives.

Les réunions ont souvent mauvaise réputation. Si elles sont nécessaires à l’information et à la consolidation de l’équipe, plusieurs les considèrent comme une perte de temps ou même comme un mauvais investissement.

Vous organisez une réunion ?

1) Assignez au moins un objectif à votre réunion.

Chaque réunion doit avoir sa raison d’être. Sans cette mission, ne tenez pas de réunion. Ce n’est pas parce que vous avez une plage hebdomadaire assignée pour vous retrouver en équipe que vous devez avoir une réunion. Tout le monde roule des yeux et soupire quand l’organisateur dit : « Quelqu’un a quelque chose de nouveau ? »

L’objectif de la réunion doit être énoncé dans l’invitation, avant même la réunion. Ajoutez-le à l’ordre du jour. Au début de la réunion, rappelez-le. Cette astuce montre le sérieux de la réunion et que vous avez pris le temps de bien la préparer. Annoncez clairement les intentions de participation de chacun ainsi que les actions souhaitées pendant la réunion et après.

2) Transmettez l’ordre du jour et l’avis de convocation une semaine avant la réunion.

Utilisez un gabarit pour établir l’ordre du jour, identifiant clairement l’objectif de la réunion et les attentes envers chacun des participants. Joignez des documents pertinents si nécessaires. Une réunion réussie est précise et réaliste. Si possible, indiquez la durée des interventions de chacun.

3) Assignez quelqu’un à la prise des notes.

Plusieurs entreprises privilégient une rotation au sein de l’équipe afin que cette tâche soit partagée entre les participants. Le compte-rendu d’une réunion doit être standardisé et offrir une vue globale du progrès de chaque projet.

Le compte-rendu doit répondre aux questions suivantes :

• Qu’est-ce qui doit être fait?
• Qui le fera?
• Comment ce sera fait?
• Quelles ressources sont nécessaires?
• Quand cela doit être fait?

Transmettez le compte-rendu aux participants dans les 24 heures suivante la réunion.

4) Évitez les distractions et les pertes de temps.

Ajoutez à l’ordre du jour vos attentes quant à l’utilisation des appareils mobiles. Il est possible de spécifier, par exemple, de mettre les appareils en veille ou de les éteindre. On peut aussi le demander dès le début de la réunion. On évite ainsi les distractions et le manque d’écoute.

Invitez seulement ceux qui ont besoin d’être présents à la réunion et assurez-vous que la personne qui détient le pouvoir décisionnelle soit avec vous, soit en personne, au téléphone ou en visioconférence.

Soyez réaliste quant à la durée de la réunion et les points à l’ordre du jour afin de ne pas perdre l’attention des participants. Prévoyez du temps pour les remue-méninges, les échanges et les questions, mais retenez ces sages paroles de Winston Churchill dans la télésérie The Crown :« Il y a une chose que j’ai apprise en 52 ans de service public, c’est qu’il n’y a pas de problème si complexe, ni de crise si grave qui ne peuvent être résolus de façon satisfaisante en 20 minutes.»

5) Préparez l’environnement.

Attribuez stratégiquement les places. Au besoin, utilisez des tentes aux noms de chacun, incluant leurs rôles et sociétés. Le président, le directeur ou la personne la plus élevée dans la hiérarchie organisationnelle devrait normalement se situer au bout de la table, idéalement rectangulaire, avec une vue sur la porte. La deuxième personne la plus importante doit lui faire face. Si un invité d’honneur participe à la réunion, il doit être assis à la droite de la personne la plus élevée dans la hiérarchie. Le siège à gauche est attribué en fonction de la hiérarchie ou peut être réservé pour un adjoint ou un conseiller.

Tempérez la pièce. 20 à 22 degrés Celsius est la température idéale pour assurer confort et concentration.

Si vous utilisez un écran, assurez-vous que tous le voient bien.

Commencez à l’heure. N’attendez pas les retardataires et ne répétez pas ce que vous avez déjà dit pour eux.  Cela serait un manque d’égard pour les participants ponctuels.

6) Terminez dix minutes avant la fin annoncée.

Tous seront ravis du temps dont ils disposeront pour répondre à leurs courriels, faire un appel ou aller prendre une marche. Sinon, finissez à l’heure prévue. Une bonne réunion implique une bonne gestion du temps.

Vous êtes un participant ?

1) Répondez à votre invitation dès que possible.

Si vous ne pouvez pas être présent, expliquez pourquoi. Un appel téléphonique est préférable au courriel. Il évite les malentendus.

2) Préparez-vous.

Imprimez l’ordre du jour. Ajoutez vos notes. Apportez tous les documents nécessaires y compris de quoi écrire et prendre des notes. Je sais, c’est basique. Mais il n’est pas rare de me faire demander du papier et un crayon lorsque je suis moi-même en réunion.

3) Ne vous étalez pas.

Respectez la bulle des autres. Gardez un bon maintien. C’est l’élément visuel numéro un pour dégager confiance et crédibilité. Méfiez-vous des mouvements qui vous détendent, mais qui dérangent les autres : faire cliquer son stylo, par exemple.

4) Participez selon votre rôle et vos responsabilités.

Si vous n’avez rien de nouveau à présenter, ne reformulez pas les propos des autres. C’est agaçant et c’est une perte de temps.

5) Demeurez poli et courtois.

Les formules de politesse ont un impact positif sur le ton de la réunion ainsi que sur vos relations. Soyez ouvert aux perspectives des autres. N’interrompez pas une personne qui parle. Ne parlez pas en aparté. Ne roulez pas des yeux. Ne soupirez pas. Si vous avez un conflit à régler, faites-le en privé.

6) Restez jusqu’à la fin.

Si vous devez quitter plus tôt, informez l’organisateur avant le début de la réunion et quittez-là discrètement.

Les réunions productives nécessitent de la préparation, de la planification, une participation positive, des actions post-réunion et une analyse de la performance. Surtout, elles ne font pas perdre de temps à personne !

Originalement publié Journal du Bureau, pages 16, 17 et 18, septembre 2018 (c) Julie Blais Comeau