Vous venez à peine d’arriver au bureau et on vous demande de partir en voyage d’affaires. Votre patron(ne) tourne le coin et vous talonne dans le corridor. «Plus rien ne va chez notre client européen. On a besoin de toi là-bas. Tu quittes samedi. Va voir Benoit, il a fait ta réservation et te donnera les détails.»

Comment vous sentez-vous « Yé! » ou « Voyons donc, ah non… »?

Une chose est certaine, les questions abondent dans votre esprit.

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Voici 10 lignes directrices pour vous assurer de rayonner positivement pour vous-même, mais aussi à titre d’ambassadeur officieux pour votre entreprise et de notre pays.

1. Commencez par la sécurité.

Vérifiez les conseils et avertissements émis par le gouvernement sur le pays que vous visiterez. Vous êtes à la recherche d’informations sur les exigences d’entrée et de sortie, la sécurité, la santé, ainsi que les catastrophes naturelles et climatiques.

Situation délicate : Par peur de cambriolage en votre absence, vous êtes inquiet de mettre votre adresse personnelle sur l’étiquette d’identification de vos bagages.
Solution(s) : Mettez-y votre adresse professionnelle.

2. Imprimez vos documents : itinéraire, carte d’embarquement, coordonnés de votre hôtel et de vos hôtes.

Oui, votre téléphone intelligent peut contenir toutes ces informations. Mais, que ferez-vous si votre pile est à plat, juste au moment où vous vous présentez au comptoir de la compagnie aérienne? Des copies papier sont préférables.

Pendant que vous êtes à la photocopieuse, faites des copies supplémentaires et laissez-les à la maison avec votre bien-aimé au cas où vous perdiez vos documents.

3. Gérez les questions d’argent à l’avance.

Arrivez avec des pièces de monnaie locale. Elles serviront pour l’achat de rafraichissements et pour les pourboires. Lisez ce billet de blogue pour les pratiques générales.

Situation délicate : Perte ou vol de la carte de crédit de compagnie.

Solution(s) : Photocopiez votre carte de crédit avec votre passeport et votre preuve d’assurance voyage. Gardez ces duplicatas dans un endroit sûr au cas où les originaux soient perdus ou volés. La numérisation de ces documents pour un envoi courriel ou le stockage dans le nuage est également une bonne option.

Vérifiez à l’avance que votre carte de débit fonctionnera dans les guichets automatiques. Sinon, faites la demande pour des chèques de voyage.

4. Montrez que vous vous souciez de vos clients ou collègues, en adoptant les coutumes locales.

Renseignez-vous, observez et agissez selon les pratiques populaires du pays.

La ponctualité, l’espace personnel, la conversation, la participation en réunion, les salutations, les gestes à éviter ainsi que les protocoles d’échange de cartes professionnelles peuvent varier considérablement d’une culture à l’autre. Un faux-pas peut-être embarrassant pour vous, mais peut aussi atteindre la réputation de toute votre organisation. Pensez-y-bien.

Si vous voyagez vers une destination où une autre langue, autre que le français, est utilisée, traduisez vos coordonnés dans la langue de ce pays et imprimez-les sur le verso de votre carte professionnelle.

Apprenez et utilisez, dans la langue locale, les quatre phrases universelles de service : « Bonjour », « S’il vous plaît », « Merci » et « Au revoir » ainsi que les expressions habituelles utilisées par les touristes. Des sourires s’en suivront et les portes s’ouvriront.

Situation délicate : Vous rencontrez votre homologue européen pour la première fois. Vous avez échangé plusieurs courriels, mais vous ne vous êtes jamais parlé de vive voix. Vous savez comment épeler son nom, qui contient peu de voyelles, mais certes pas comment le prononcer.

Solution(s) : Demandez au coordonnateur de l’évènement, à un assistant ou à la personne concernée elle-même.
« Bonjour, je connais bien votre nom, mais ne veux pas faire gaffe. S’il vous plait, guidez-moi, afin que je le prononce correctement. »
Cette approche directe est la plus respectueuse et sera appréciée le porteur du nom.

5. Portez des vêtements qui reflètent qui vous êtes professionnellement, où vous êtes et ce que vous en train de faire, soit des affaires.

Une tenue appropriée dépend des facteurs suivants: la météo, les activités professionnelles et paraprofessionnelles auxquelles vous participerez, ainsi que les cultures du pays et de la société qui vous accueillent.

Vous ne voulez certainement pas avoir l’air irrespectueux ou insouciant par vos choix vestimentaires. De l’autre côté de la médaille, en étant trop habillé vous pourriez être perçu comme hautain ou lointain. Faites vos devoirs; informez-vous pour vous assurez d’apportez les bons morceaux.

Vos habits de voyage doivent être confortables, mais devraient aussi dénoter ce que vous faites dans le monde des affaires. Sauf si vous êtes un instructeur de yoga, vous ne devriez pas portez des pantalons de yoga ou en coton ouaté. Vraiment! Les magasins débordent de tenues professionnelles confortables qui vous permettront d’être à l’aise pendant le trajet tout en étant cohérent avec le titre affiché sur votre carte professionnelle.

Plus vous avez l’air respectable, plus vous serez pris au sérieux. Une telle allure vous servira si vous avez besoin d’une faveur, ou si un surclassement est disponible.

Si vous devez participer à une fonction dès votre arrivée au sol, portez vos vêtements de travail pendant l’envolée. Choisissez des tissus fait de mélanges aux propriétés infroissables.

Mesdames, portez des chaussures qui vous permettront de trimballer vos valises, en toute sécurité. Gardez vos chaussures professionnelles dans votre bagage à main. Une fois arrivée à votre destination d’affaires, changez discrètement de souliers.

Situation délicate : Vous participerez à une soirée de gala, dès le soir de votre arrivée et ne disposez pas d’assez d’espace dans votre bagage de cabine pour toute votre tenue.

Solution(s) : Envoyez votre robe ou smoking et ses accessoires à l’avance. De cette façon, si votre bagage est perdu, vous ne serez pas pris à la course à la dernière minute à dépasser beaucoup d’argent pour quelque chose qui vous plaira, plus ou moins.

6. Vos essentiels voyages doivent être prêts à partir en tout temps.

Peu importe où vous allez et vers quel pays vous voyagerez, les premières choses à déposer dans votre valise sont : des pantoufles, un parapluie, vos pyjamas, des vêtements de détente et/ou d’entraînement. Certains articles peuvent avoir une double fonction et vous permettre de passer de la relaxation au gymnase.

Situation délicate : Vous planifiez faire des achats outre-mer et êtes préoccupés par l’espace qui pourrait vous manquer dans votre bagage.

Solution(s) : Apportez des vêtements plus usés que vous pourrez laisser derrière et ta da ! instantanément, vous aurez de la place pour vos nouveautés.

Votre trousse de toilette peut inclure: un ensemble manucure, un bonnet de douche, un vaporisateur antistatique, un rouleau anti-peluches ainsi que bien sûr vos favoris en formats voyage ou dans des bouteilles remplissables. C’est une bonne idée d’aussi y ajouter un adaptateur de voyage universel.

Situation délicate : Vous oubliez régulièrement des articles de toilette, vos lunettes ou vos câbles dans les chambres d’hôtel.

Solution(s) : Placez-les dans des sacs à glissière et ajoutez-y votre carte professionnelle.

7. Placez vos documents de présentation et de promotion dans votre bagage de cabine avec vos gadgets techno et ainsi que leurs chargeurs.

Situation délicate : Le poids de votre matériel est trop lourd pour bagage de cabine.

Solution(s) : Considérez les options suivantes : imprimez une fois rendu sur place, utilisez des versions électroniques ou envoyez le matériel au préalable. Cette dernière astuce est efficace. Fini le temps d’attente devant le carrousel; vous êtes plus rapidement productif.

8. Apportez des collations énergétiques et une « couche de confort » pour le vol.

Ajoutez-les à votre bagage de cabine, en plus de vos prescriptions, des comprimés pour soulager des maux de tête, une aiguille et du fil, etc. N’oubliez-pas d’aussi vous procurer une bouteille d’eau, achetée après le point de contrôle de la sécurité. L’hydratation est primordiale pour arrivé rafraichit à destination.

Mettez un pull ou une écharpe sur vos épaules; utile pour vous réchauffer ou roulé, il vous servira d’oreiller.

9. En guise de remerciement, offrez un cadeau et/ou une note de remerciement.

Si vous avez l’espace, apportez-les avec vous. Dans le cas contraire; faites vos achats en ligne ou prenez des dispositions pour la livraison; avant votre départ ou dès votre retour.

Ici aussi, informez-vous sur des symboles associés à certains objets, couleurs ou chiffres qui pourraient offensés et selon la culture ou être innappropriés selon la politique de la société.

10. Remplissez, remplacez, réapprovisionnez et rafraichissez vos essentiels.

Lorsque vous déballez vos sacs, commencez la préparation pour votre prochain voyage.

N’oubliez pas, que votre déplacement professionnel soit par avion, en train ou en voiture, vous êtes en route, payé par votre employeur.

Bon voyage!

Publié le 23 octobre, 2014 Huffington Post (c) Julie Blais Comeau