Après plus d’un an en mode télétravail, l’obscurité se lève et fait place à la lumière sur ses défis et ses conséquences. Pour aider les employés à continuer d’être productifs tout en maintenant un équilibre entre professionnalisme au travail et harmonie au sein de sa famille, l’auteure présente des pistes de solutions pour : 1) contrôler l’augmentation du nombre de réunions et de courriels, 2) gérer les répercussions de l’isolement, 3) faciliter la difficulté à décrocher du travail pour se reposer et 4) réagir avec efficacité à l’incivilité numérique.

INTRODUCTION

Vous en rêviez depuis longtemps. Vous aviez hâte de dire « Bye bye pertes de temps à cause des déplacements. Et bye bye pertes d’argent pour le stationnement ainsi que pour les vêtements et les restaurants. Bonjour à la conciliation d’horaires et, enfin, harmonie dans ma p’tite vie ! » Vous aviez même planifié ce que vous feriez avec vos économies de temps et d’argent. Puis, comme par magie, entre un certain vendredi et le lundi suivant, votre rêve a été exaucé. Les mesures sanitaires d’urgence ont été décrétées au Québec. Vous vous êtes retrouvé à télétravailler. Même si nous étions et sommes encore en pleine pandémie, vous avez dit « Merci la vie ! ». Votre poste de travail est maintenant chez vous. Mais dans votre vision de rêve, vous n’aviez pas anticipé les possibles conséquences négatives de la COVID-19 ni votre possible contamination par le virus. Ce rêve réalisé du télétravail peut devenir un cauchemar, si vous ne remédiez pas aux conséquences néfastes du travail à domicile.

I– L’AUGMENTATION DU NOMBRE DE COMMUNICATIONS

Pour compenser l’absence de conversations spontanées qui, il n’y a pas si longtemps, étaient déclenchées à la faveur de rencontres dans les corridors, ou la disparition des remue-méninges instantanés lancés par-dessus les cloisons des bureaux, le nombre de réunions virtuelles et de courriels a considérablement augmenté. Maintenant, vu qu’elles se déroulent devant la caméra, ces réunions via visioconférences ont perdu leur caractère informel même si elles sont moins bien structurées et moins minutées que les réunions officielles. Elles nécessitent donc plus d’échanges par courriels et plus de messages instantanés pour faire les suivis nécessaires.

Solutions

Pour reprendre le contrôle de vos communications, misez sur l’efficacité visée lors des réunions en personne 1. Envoyez l’ordre du jour à l’avance et annoncez l’objectif en début de réunion. Récapitulez les prochaines étapes pour conclure et respectez le temps alloué. Même si tout le monde est à la maison, terminez à l’heure promise. Cela est respectueux et intègre.

Pour ce qui est des interminables échanges par courriels, validez d’abord la liste des personnes à inclure dans les échanges, y compris celles qui doivent être en copie et celles qui doivent être exclues. Ensuite, lorsque vous dépassez trois échanges, téléphonez. Oui, vous avez bien lu : téléphonez. Ce mode de communication semble être passé à l’oubliette pour plusieurs personnes, mais il demeure très efficace pour valider des renseignements en quelques instants.

II– LES RÉPERCUSSIONS DE L’ISOLEMENT

Selon votre personnalité, vous souffrez plus ou moins de l’isolement qui nous est imposé. Une chose est certaine, chacun étant chez soi, la collaboration est plus difficile, la communication est moins au rendez-vous. La créativité synergique est moins fluide.

Le désengagement et la diminution de la motivation peuvent s’ensuivre. Ressentant ces effets secondaires, certains membres de l’équipe peuvent faire moins d’efforts ou devenir moins fiables. D’autres, insécurisés quant à leur emploi et moins visibles du fait de leurs fonctions ou de leurs projets, tentent de se faire valoir et deviennent plus compétitifs avec, comme conséquence, l’effritement des relations au sein de l’équipe.

Solutions

Puisque l’isolement ne fait pas de bruit, l’observation des changements dans les comportements est un bon guide. Un collègue qui trouvait toujours un mot à dire parle moins. Une autre qui avait l’habitude d’être toujours bien mise est maintenant en mou et ne se maquille presque plus. Pour contrer le chacun pour soi et l’éloignement, présentez des moments de soutien social. Célébrez les bons coups. Faites des appels pour lancer un simple
« Comment ça va ? » et prenez le temps d’écouter. Exprimez, avec les détails nécessaires, votre appréciation du travail et de la contribution des autres employés et des collègues. Donnez aussi aux autres l’occasion de le faire. Ouvrez les portes virtuelles de votre salle d’attente quand une visioconférence a été planifiée, 15 minutes avant la réunion pour une pause-café collective. Et si vous souffrez, parlez-en à votre supérieur, un proche ou même votre médecin.

Si vous vous sentez invisible, faites des comptes-rendus réguliers de l’avancement de vos travaux à votre supérieur par courriel ou par visioconférence. Soyez concis, précis et maintenez une fréquence régulière.

III– LA DIFFICULTÉ DE DÉCROCHER

À la maison, tout ce dont vous avez besoin pour travailler est à votre portée. Vous avez épargné le temps du déplacement, mais vous êtes obligé de rester à domicile. Le résultat pratique est que plusieurs employés se connectent plus tôt. Le problème, c’est que plusieurs d’entre eux se connectent à nouveau après que les enfants sont couchés pour la nuit, pour faire encore quelques heures de travail.

Solutions

Pour éviter l’épuisement, maintenez le même horaire de travail que vous aviez avant la pandémie. Ouvrez et fermez votre ordinateur aux mêmes heures qu’avant le confinement. Si vos obligations familiales et le chaos de la maisonnée ne vous le permettent pas, établissez des quarts de travail. Respectez votre horaire. Pour concilier vie professionnelle et vie personnelle, l’équilibre peut aussi se trouver dans un cycle hebdomadaire avec des journées allongées et d’autres, écourtées. Mettez des balises dans votre calendrier, surtout si les autres y ont accès. Annoncez vos heures de travail aux membres de votre équipe, vos partenaires et clients. Dites que vous les maintiendrez pour votre équilibre personnel et votre santé mentale.

Faites des transitions. Comme du temps où vous alliez au bureau, à la manufacture ou à la clinique, changez vos vêtements. Allez faire une marche après avoir éteint votre ordinateur et avant de mettre votre tablier. Profitez de l’éloignement de votre ordinateur pour vous rattraper dans les nouvelles avec vos proches au téléphone ; comme vous le faisiez quand vous alliez les retrouver pour l’apéro. Dînez dehors. Oui, faites-vous une petite place au soleil, sortez votre sandwich et dégustez votre repas en plein air.

Vous n’êtes toujours pas capable de décrocher ? Faites un pacte avec un.e ami.e qui vous textera ou vous appellera à l’heure convenue de la fin de votre journée de travail.

IV– L’INCIVILITÉ NUMÉRIQUE

Spécialiste de l’étiquette, je ne peux m’empêcher d’écrire ce texte sans partager avec vous ce que mes clients m’écrivent. Même si elle est souvent non intentionnelle et associée à la fatigue ainsi qu’au manque de contact face à face, l’incivilité numérique est malheureusement en croissance.

Souvent plus subtiles qu’un ton et des mots menaçants, ces microtransgressions à la politesse professionnelle nuisent à la confiance, à la crédibilité et aux relations de travail en général et cela s’applique autant aux relations internes à l’entreprise qu’aux relations avec l’externe. Des courriels sans aucune salutation, des réponses sans mots de courtoisie ou envoyées à des heures non convenables sont irritants, voire agressants.

Il en est de même pour une caméra toujours fermée quand les autres l’ouvrent et des interruptions constantes provenant de textos ou par visioconférence. Comme vous vous en doutez, l’incivilité numérique est aussi présente dans les médias sociaux, surtout dans les forums où les internautes ne sont pas tenus de s’identifier.

Solutions

N’ignorez pas ces comportements et ces attitudes. Invitez un.e spécialiste pour présenter une activité sur la civilité numérique. Validez votre impression avec votre interlocuteur. Présentez ce que vous souhaitez dorénavant.

CONCLUSION

Nous sommes en pandémie et le télétravail en fait partie. Pour combien de temps ? Personne ne le sait encore. Le télétravail restera pour certains. Il importe donc dès maintenant de contrer ce qui ne fonctionne pas pour vous et de mettre en place des solutions qui vous permettront de vous épanouir au travail.

Rappelez-vous aussi de vous célébrer vous-même et de reconnaître les avantages du télétravail. Vous êtes maintenant probablement plus autonome pour résoudre vos soucis technos. Bravo ! Quand vous n’avez pas d’interruption « maison », vous êtes plus efficace. Bravo encore ! Puis, vous avez maintenant plus de temps pour faire ce que vous aimez et être là pour votre famille. De plus, il se peut très bien que vous ayez réussi à faire des économies pour vous gâter post-pandémie. Encore une fois bravo !

* Julie Blais Comeau, spécialiste de l’étiquette, fondatrice de etiquettejulie.com, conférencière et auteure, entre autres, de Communiquer correctement en affaires à l’ère numérique (2017), est certifiée en sensibilisation aux préjugés, en étiquette des affaires et en intelligence culturelle.

Publié dans La référence de l’Ordre des conseillers en ressources humaines du Québec 15 mars 2021 (c) Julie Blais Comeau