Pandémie ou pas, le temps des fêtes arrive à grands pas. Pour vous aider à rayonner ou à planifier une célébration en ligne qui se distingue des réunions en visioconférence, je présente des pistes pour la préparation d’un déroulement harmonieux avec du même coup, des idées d’activités et de cadeaux.

INTRODUCTION

Pour les employeurs du Québec, les activités de fin d’année incluent normalement le traditionnel party de bureau. Avec la crise de la COVID-19 et les mesures sanitaires toujours en place, pour plusieurs ce rite annuel passera du mode présentiel au mode virtuel.

Si la tâche d’organiser cette célébration vous a été confiée, pour vous permettre d’atteindre l’objectif festif de ce rassemblement en ligne, nous révisons ci-dessous toutes les étapes de cette planification, en nous concentrant plus particulièrement sur six questions et, au passage, nous faisons quelques recommandations et suggestions.

I– QUEL EST LE BUT DE CETTE CÉLÉBRATION ?

Tous les partys de bureau ne sont pas pareils. Tous n’ont pas le même but. Puisant votre inspiration dans votre culture organisationnelle, dans vos objectifs annuels et dans vos prévisions pour la prochaine année, retrouvez la raison d’être qui motive vos gens à participer aux célébrations de fin d’année dans votre organisation. Et, dans ce contexte, fixez l’objectif qui doit être atteint par la réalisation de cet événement.

En personne ou en ligne, le party de bureau est l’occasion de célébrer la saison, mais surtout de reconnaître et d’apprendre à mieux se connaître. Comme responsable, assurez-vous que tous les employés, les introvertis autant que les extrovertis, soient au même diapason et s’engagent à participer à l’événement également. Songez à la diversité des membres de votre équipe. Assurez-vous que chaque employé se sente valorisé.

Des pistes pour ancrer votre rassemblement :

• Témoigner de la reconnaissance à nos employés et célébrer nos réussites.
• Consolider l’équipe en apprenant à se connaître.
• Renforcer le mouvement « Inclusion et diversité »; partager les traditions.

II– À QUEL JOUR ET À QUELLE HEURE TENIR CET ÉVÉNEMENT ?

En temps normal, il est classique de tenir le party un vendredi de 5 à 7 pour se rassembler dans un des vibrants restos ou un des bars à la mode de votre région. Dans un décor scintillant, loin du quotidien des bureaux à cloisons, cette transition donne le ton et crée immédiatement l’ambiance festive souhaitée.

Malheureusement, avec la fermeture de ces établissements, en confinement pandémique, pour plusieurs des membres de votre équipe, le passage du mode employé à parent puis à participant à un party en ligne ne sera pas facile. Recueillez le plus d’information possible sur la situation de vos employés à la maison (en respectant leur vie privée, évidemment) puis évaluez bien les conditions « maison » de vos employés avec les possibles interruptions. Faites en sorte que les moments très importants de la célébration soient connus à l’avance. Officialisez aussi l’heure de la fin de ce rassemblement virtuel. Ainsi, les employés pourront planifier la suite de leur journée avec les membres de leur famille. Considérez aussi les différents fuseaux horaires.

Cette activité en ligne se doit d’être bien différente de vos visioconférences. L’envoi postal d’aliments, de breuvages ou de cadeaux créera une grande hâte pour l’événement avant même que chacun clique sur le lien et que vous annonciez le début de la fête avec un retentissant « Joyeuses fêtes ! »

Voici d’autres suggestions d’activités pour que tous vos gens participent:

• « Afternoon Tea »: organisez une dégustation de différents thés, animée par un sommelier de thés. En prévision d’un tel événement, chaque employé reçoit un ensemble contenant une variété de thés, une tasse et des pâtisseries de circonstance.
• Chasse au trésor chez soi : demandez aux employés de se rendre à leur frigo ou dans leur salon et d’en rapporter ce qui est le plus inusité ou l’objet sans lequel ils ne pourraient pas vivre. En tour de table, chacun raconterait le pourquoi de son choix.
• Avec les enfants de vos employés, faites une visite virtuelle au village du père Noël, le week-end, avec en parallèle un concours de maisons en pain d’épices. Chaque famille se fait livrer une trousse maison en pain d’épices avec le montant pour l’achat de décorations assorties.

III–COMMENT SE DÉROULERA LA CÉLÉBRATION ?

Comme pour la réussite de vos réunions[1], orchestrez l’évolution de la fête avec le cadran, c’est-à-dire en respectant l’horaire prévu.

Visez l’interactivité et impliquez plusieurs membres de l’équipe en leur confiant des rôles et en leur demandant d’intervenir à différents moments de la rencontre.

Débutez avec une activité brise-glace où chacun partage une tradition des fêtes ou avec un « bingo » inspiré des activités saisonnières comme : avoir bu un chocolat chaud dans la dernière semaine, avoir magasiné ses cadeaux de Noël en ligne, s’être déjà déguisé en père Noël, etc.

N’oubliez pas de remercier les employés pour leur dévouement au travail dans des conditions historiques, reconnaissez aussi le travail des organisateurs de la célébration avant d’annoncer votre vision 2021 laquelle sera ponctuée de messages véhiculant l’espoir en fixant des objectifs réalistes et réalisables.

Officialisez l’activité en lançant une invitation qui présente des illustrations reproduisant le thème choisi qui donne le ton de la célébration, annonce les intentions des organisateurs et  éclaire sur ce qui est attendu de chacun.

L’invitation est aussi une bonne occasion de rappeler les consignes d’ordre technologique, notamment la directive énonçant que la capture d’écrans et les enregistrements sont strictement interdits.

Voici des questions qui vous aideront à définir le déroulement de la fête :

• Solliciterez-vous des idées de la part de vos employés ?
• Prévoyez-vous des allocutions ?
• Embaucherez-vous des professionnels pour l’animation de la fête ?

IV– QU’EN EST-IL DES CADEAUX ? 

Bien que les échanges de cadeaux soient populaires dans le cadre des festivités de fin d’année, ils peuvent représenter une contrainte additionnelle pour l’organisation d’une fête à distance.

Voici des suggestions pour encourager l’achat local ou encourager la générosité envers les œuvres d’entraide :

• Offrez un montant à chaque employé pour qu’il puisse encourager son commerce local favori. Prévoyez aussi un moment dans l’agenda de la fête pour présenter les entreprises locales ou les organismes d’entraide.
• Faites un don à une œuvre caritative au choix de chacun de vos clients. Donnez le même montant à tous ou offrez l’équivalent de 10% des ventes qui vous ont été confiées cette année. Canadon.org https://www.canadahelps.org/fr/ est une excellente ressource pour permettre à chacun de donner selon ses valeurs.
• Payez une journée de salaire à chaque employé afin de l’encourager à donner de son temps et de ses talents à la cause qui lui tient à cœur.

Note : évitez d’offrir des cadeaux COVID-19 : masques, solutions hydroalcooliques pour les mains et savons ou vaporisateurs désinfectants, avec votre logo corporatif. Il s’agit d’autopromotion et cela pourrait indisposer vos employés, vos clients et vos fournisseurs ainsi qu’avoir des conséquences sur votre rayonnement.

V– QUELS SERONT LE CODE VESTIMENTAIRE ET LE DÉCOR?

En télétravail ou en personne, les vêtements que l’on porte influencent la perception que les autres ont de nous. Afin de permettre à chacun de se distinguer, il importe de bien encadrer vos employés quant au code vestimentaire souhaité pour la fête. Que le code vestimentaire décidé par les organisateurs soit le décontracté, le chic ou le mou, l’important c’est que tous les employés, les introvertis autant que les extrovertis, soient au diapason, adoptent le style suggéré et participent pleinement à l’événement.

Voici des idées pour consolider l’équipe, en utilisant l’image de chacun à l’écran :

• Organisez un concours: le chapeau le plus ludique, le pull de Noël le plus laid, le décor le plus festif.
• Faites un virement bancaire à chacun pour l’achat de décorations d’arrière-plan.
• Assignez un thème de couleur à chaque équipe de l’entreprise et faites une capture d’écran qui deviendra votre carte de vœux corporative.

VI– ET SI LE BUDGET NE PERMETTAIT PAS D’ORGANISER UN PARTY ?

Demandez à n’importe quel employé ce qu’il apprécie le plus au travail et la réponse sera invariablement la reconnaissance de sa contribution. Si vos activités sont affectées par la pandémie et que vous n’avez pas de budget à consacrer pour les victuailles ou les activités, rappelez-vous que le plus important pour les employés et ce qu’ils apprécient le plus, c’est la reconnaissance de leurs contributions.

Voici des moyens simples et économiques de reconnaître la contribution des employés :

• Envoyer une carte personnalisée à chaque employé en prenant soin de souligner une réalisation de la dernière année.
• Comme pour les échanges de cadeaux, chaque employé pige un nom, mais au lieu de lui remettre un cadeau, un animateur lit à haute voix le billet décrivant les qualités de l’employé nommé et les contributions pour lesquelles l’entreprise est redevable à cet employé.
• Vous pouvez aussi inviter les chefs de service à reconnaître devant tous les talents et les réalisations des membres de leur équipe.

CONCLUSION

Afin de vous guider dans la planification de vos activités festives, gardez toujours en tête que le mot le plus important dans l’expression « party de bureau » est bien le mot « bureau » et non le mot « party ». Tout ce qui se passe lors du party de bureau virtuel doit respecter vos valeurs organisationnelles.

[1] Julie BLAIS COMEAU, « Des réunions efficaces, ça se prépare », dans Bulletin en ressources humaines, juin 2017, La référence ressources humaines, EYB 20171896.

Publié La référence Ordre des conseillers en ressources humaines du Québec, 30 novembre 2020 (c) Julie Blais Comeau