Neuf conseils pour conversations difficiles
Disons-nous les vraies affaires : un employé qui pue, ça se peut et ça a des conséquences au-delà que sur celui qui empeste… C’est un fait. Piou!
Outre une mauvaise odeur corporelle, ce qui sent mauvais, peut aussi être le réchauffement du souper de la veille, un comportement plus ou moins honorable et un collègue qui pourrit l’environnement de travail avec des ragots.
Peu importe qui ou quoi sent mauvais, une chose est certaine, que vous soyez gestionnaire ou collègue, avoir une discussion pour purifier l’air est malaisant.
Si le comportement a un impact sur la productivité, les résultats ou la dynamique de l’équipe, vous devez l’aborder. Les conversations difficiles sont une fonction nécessaire de la gestion. L’harmonie au sein de l’équipe de travail en dépend.
Pour vous aider à éviter des confrontations ou des larmes, voici neuf conseils pour avoir des conversations difficiles avec vos employés ou vos collègues.
1. Ne tardez pas.
Comme la devise Nike vous le recommande “Just do it (Faites-le)”.
Prenez votre rôle et vos responsabilités au sérieux. Si cette conversation est de votre essor, ayez-la. L’ignorer, la reporter ou même la déléguer, ne fera qu’empirer les choses.
2. Préparez-vous pour tous les scénarios possibles.
Avant d’inviter l’employé à converser, considérez toutes les réactions possibles. Ayez une perspective empathique. Changez votre point de vue pour celui de l’autre. “Si c’était moi, comment je me sentirais?”
Soyez sensé et sensible. Imaginez une conversation conviviale, non conflictuelle avec un résultat respectueux.
Ne vous gênez pas de répéter cette conversation avec une personne de confiance. Même si vous n’êtes pas tout à fait à l’aise avec les jeux de rôles, ils sont tout de même une façon efficace de bien vous préparer, d’anticiper plusieurs scénarios et surtout de minimiser votre stress. Au minimum, avant de vous asseoir pour converser, discutez avec un homologue de confiance,
3. Invitez à une rencontre privée.
Selon le comportement et votre relation, invitez l’autre à une réunion en personne ou un café décontracté.
Être face à face peut adoucir le coup, avec un langage non verbal amical, ouvert et attentionné, le vôtre.
Lorsque la distance géographique ne vous permet pas de converser en personne, la vidéoconférence peut être tout aussi efficace. L’appel téléphonique est l’autre option. Les courriels et les textos ont trop d’interprétations possibles. Évitez-les, ou vous risquez d’empirer le problème.
Gardez à l’esprit que l’envoi d’une invitation à la réunion peut créer une certaine paranoïa, surtout si vous n’avez pas l’habitude de le faire. L’employé se demande pourquoi vous voulez le rencontrer. Évitez les soupçons et la peur en informant que le but de la réunion est une révision ou un réalignement des attentes.
Surtout, soyez discret. N’alertez pas toute l’équipe que c’est aujourd’hui le jour où tout le monde pourra mieux respirer.
4. Décidez si une tierce personne devrait être présente.
Selon la personnalité de l’employé, ses antécédents ou son comportement actuel, certaines conversations sont meilleures entre personnes de même sexe. Tandis que d’autres conversations nécessitent d’être documentées par un témoin. Pensez-y et planifiez conséquemment.
Si vous recrutez l’aide d’un membre de l’équipe, informez-le de votre stratégie. Il est également important de planifier la discussion et la participation de chacun.
5. Choisissez vos mots de manière professionnelle.
Rappelez-vous que votre conversation est une discussion d’affaires. Soyez honnête et respectueux. Parlez du comportement ou de la performance en lien avec le travail.
Votre objectif est que la personne soit consciente du problème, qu’elle cesse ce comportement et que le climat de travail soit amélioré.
6. Commencez par mentionner que c’est une conversation difficile à avoir.
“Ce que j’ai à vous dire est difficile”.
Ajoutez que, si vous étiez à leur place que vous apprécierez l’approche directe et intègre, au lieu de faire partie du bavardage du bureau.
7. Mentionnez objectivement l’impact du comportement.
Tout comme un journaliste qui mentionne que des faits, présentez le comportement de la personne ainsi que les conséquences sur l’équipe et l’entreprise. Est-ce que c’est quelque chose qui a un impact sur la productivité et a des effets sur le rendement? Est-ce que ça crée des tensions? Si c’est le cas, ce sont ces conséquences que vous devez exposer à l’employé.
8. Trouver un moyen de finir en remerciant l’autre personne.
Évidemment, une telle conclusion ne sera pas toujours possible. Dans ce cas, visez au minimum une poignée de main amicale. Si le climat est favorable, finissez avec “Merci de votre compréhension”. Vous serez surpris de l’efficacité de cette simple phrase.
9. Passez le flambeau aux pros.
Si après avoir lu les huit lignes directrices précédentes, votre intuition vous dit de ne pas avoir cette conversation. Ne le faites pas.
Confier la tâche à votre supérieur ou à votre service des ressources humaines est toujours une option sage, surtout si vous n’êtes pas certain de votre relation avec cette personne, ou d’être en contrôle de vos émotions. Vous ne voudriez certainement pas être perçu comme harcelant ou intimidant ou menaçant.
Bien que je reconnaisse la difficulté de ces discussions, après avoir été directrice des ressources humaines, si vous êtes proche de ce collègue, que vous le considérez comme un ami, je vous encourage à lui parler en privé. Repousser la conversation vers un supérieur ou à un pro des ressources humaines peut le laisser avec le sentiment qu’il est inaccessible et exclu. Cette réalisation blesse et affecte l’estime de soi.
Bien que les conversations difficiles soient malaisantes pour les deux parties, elles ne doivent pas créer des conflits ou empirer le climat de travail.
Avoir le courage d’adresser certains comportements est souvent le point culminant de la carrière d’un employé et le point tournant de relations professionnelles de confiance.
Allez. Respirez et invitez l’autre à converser.
