C’était le vendredi 13 mars. Branché à l’actualité, vous vous en doutiez. Vous aviez conseillé aux membres de votre équipe d’apporter leurs ordinateurs portables à la maison. C’était le dernier jour où vous avez donné la main ou si vous habitez seul, fait un câlin.

À 13 heures pile, comme tous les jours depuis, lors de sa conférence de presse quotidienne, Monsieur François Legault, premier ministre du Québec, a déclaré l’état d’urgence sanitaire sur tout le territoire québécois. En quelques jours, avec agilité, vous et les membres de votre équipe, bien outillés ou pas, êtes devenus télétravailleurs. Rapidement, instinctivement, sans plan de formation, vous développez les compétences et habiletés technologiques pour travailler de chez vous.  Pour vous permettre de rayonner confiance et crédibilité à distance autant qu’en face à face au bureau, je vous présente comment vous organiser pour optimiser vos plages de travail, tout en composant avec la crise ainsi que le confinement en perpétuelle évolution au sein de votre maison et vos relations.

I– METTEZ EN PLACE UNE ROUTINE

Vous l’avez entendu maintes et maintes fois. Je le réitère. Avec près d’une décennie comme travailleur autonome, je le confirme. Au-delà de la discipline, après une attitude de « Just do it », la routine est la clé du succès du télétravail. Au début, comme vous l’avez certes vécu j’en suis convaincu, même les corvées domestiques les plus détestées deviennent tout à coup séduisantes.

Pour éviter de dévier de votre horaire et optimiser vos heures de travail :

• Organisez votre espace boulot. Voici un article Organiser son bureau pour être efficace pour vous aider à optimiser cet espace.
• Validez les attentes de votre employeur et faites de même avec vos employés.
• Incluez les activités des membres de votre famille.
• Planifiez vos tâches selon votre biorythme énergique et permettez aux autres de le faire.
• Assignez un temps de préparation pour vous disposer au travail, incluant faire votre toilette et vous vêtir d’une tenue confortable, mais qui vous permettra de performer et d’être perçu selon ce que vous souhaitez.
• Insérez des pauses régulières; cafés virtuels ou des appels avec vos collègues, vos clients et les autres membres de votre communauté professionnelle pendant que vous marchez chacun dans votre patelin.
• Avec votre équipe, officialisez des heures de non-connexion. N’y faites pas d’exception.
• Incluez des moments « moi », juste pour vous.

II– DÉFINISSEZ LES MODES DE COMMUNICATION SELON LES SITUATIONS

Nombreuses sont les équipes de travail qui ont à aire le virage virtuel vers une application de collaboration. Elles assurent l’organisation, un suivi au fil des conversations, la gestion des réunions et donnent un aperçu global des collaborations.

Si ce n’est pas encore votre cas, inspiré de votre intention, choisissez bien votre mode de communication et révisez les règles de l’étiquette qui s’appliquent à chacun.

LA VISIOCONFÉRENCE

C’est le mode de communication qui se rapproche le plus de la présence. Dorénavant omniprésente dans nos vies professionnelles et sociales, elle permet de voir et d’entendre, pour bien ancrer le message.

Sans déplacement pour passer d’une réunion à l’autre et se rafraichir, il est nécessaire d’éviter de les programmer en boucle. Ou, vous risquerez de rapidement perdre le fil ou la boule. J

Dans les meilleures circonstances, le temps d’attention d’écran à écran est moindre. Ainsi, au sein de la crise de la COVID-19, assignez une durée limitée. Respectez-la. Les autres ont aussi des occupations et comptent sur vous pour maintenir leur intégrité envers les leurs. Puis, pour vous assurer que tous soient prêts à participer :

• Envoyez un ordre du jour.
• Contextualisez votre message.
• Bouclez la réunion avec des actions.
• Posez votre voix. Ajustez votre ton. Utilisez un vocabulaire simple, commun à tous.
• Permettez à d’autres d’animer la réunion.
• Apportez des éléments d’interactivité : des discussions en sous-groupes, le partage d’écran, la création et la modification de documents en ligne en temps réel, le visionnement en groupe de vidéos, d’un webinaire ou des exercices d’étirement.

Avant de passer à l’action, ajustez la lumière et votre caméra en vous référant à Visioconférence: lumière, caméra et action en onze recommandations des meilleures astuces.

LE TÉLÉPHONE

Parce qu’il peut être difficile d’être focalisé à temps complet en visioconférence, le téléphone regagne en popularité ces temps-ci. Ce n’est facile de regarder le petit trou de la caméra en hochant de la tête tout en faisant un effort de ne pas avoir « les yeux croches ». En même temps il faut être conscient de son langage non verbal et prendre des notes. Il est donc peut-être sage de confier au téléphone vos messages qui sont plus délicats, fragiles et sensibles. Sans être vu, votre corps sera plus détendu et à l’aise. Vous pourrez ainsi donner toute votre attention au ton de l’autre. Vous pourrez vous concentrer sur son message en bénéficiant de ses indices vocaux et verbaux, incluant sa respiration et ses silences.

Cette sensible prise de conscience s’applique aussi aux messages laissés dans votre boîte vocale. Puis faites le test de votre côté, pour vous assurer que votre message d’accueil reflète bien ce que vous souhaitez.

LES COURRIELS

Avec les émotions à fleur de peau et les distractions « maison » en hausse, le risque de mauvaise interprétation d’un courriel est aussi en croissance à l’ère du confinement COVID-19. Limitez le nombre de courriels sur un même projet. Optez plutôt pour une réunion en visioconférence, un appel ou utilise une application virtuelle pour gérer vos  projets.

LES TEXTOS

Rapides, instantanés, moins formels, ils peuvent être efficaces. Mais attention, si vous avez plusieurs partenaires d’affaires, un nombre élevez peut être dérangeant et agaçant. Sans compter qu’il peut être difficile de garder le fil. Dans nos actuelles circonstances de crise, certains choisissent de réserver les textos aux membres de la famille. Encore ici, validez les attentes.

III– SUPERVISEZ AVEC RÉGULARITÉ, RESPECT ET RECONNAISSANCE

SOYEZ  PONCTUEL

À un temps où tout ce qui semble le plus habituel, « normal » est notre travail et tout ce qui semble le plus familier est une autre réunion avec ses collègues, assignez des rendez-vous périodiques fixes. Soyez à l’heure. Ces rendez-vous réguliers sont rassurants et sécurisants, quand à tout moment il pourrait y avoir un éclatement au sein de son chez soi en confinement.

FAITES FACE À LA RÉALITÉ

Référez-vous et présentez ce qui est stable, ce qui n’a pas changé. Mentionnez les activités qui continuent, celles qui se répètent, avec ou sans ajustements. Révisez et annoncez les virements et changements de priorités. Assignez-vous des objectifs inspirés de la règle de trois; par semaine et au quotidien. Révisez les en début et fin de journée ainsi que de semaine. Célébrez vos succès, aussi petits soient-ils!

ASSUREZ LE MIEUX ÊTRE DE CHACUN

Comme vous, chacun des membres de votre équipe composent avec ses circonstances, ses obligations et ses responsabilités. Assurez-vous que tous sont en sécurité. Au jadis banal « Comment ça va? »,  observez et écoutez attentivement. Laissez l’autre parler. Informez-vous des arrangements et de l’environnement. Au besoin, référé vers l’aide aux employés ou du soutien technique. Allouez des budgets de formation pour les nouvelles technologies ou permettez des ajustements pour l’ergonomie. Si nécessaire ajustez l’horaire de travail.

FAITES CONFIANCE

Du jour au lendemain, vous ne voyez plus et n’entendez plus vos subalternes. Loin de vous, vous n’êtes plus conscients des allées et venues de chacun. Pour éviter d’être perçu comme un micro gestionnaire, d’ajouter à votre stress et de donner plus de pression à vos employés, faites confiance. Rares sont ceux qui en abusent. Tout en étant précis et concret quant aux responsabilités et priorités, laissez à chacun son autonomie et guidez vers l’autonomie. Offrez de la rétroaction factuelle, le plus rapidement possible. Jumelez-vous avec un partenaire de responsabilisation et encouragez les membres de votre équipe à en faire tout autant.

REMERCIEZ

Comme premier ministre Legault, prenez l’habitude des remerciements du jour. Faites-les vous-même et encouragez les membres de votre équipe à remercier leurs collaborateurs ainsi que leurs partenaires. La gratitude a des pouvoirs exponentiels et est contagieuse.

CONCLUSION

Puis parce qu’au sein de cette pandémie mondiale de la COVID-19 nous passons tous à l’histoire sans mode d’emploi, soyez transparent. Au temps où les masques sont en pénurie, montrez votre vrai visage. Laissez-le pour le personnel qui en a besoin pour sauver des vies. Quand vous ne le savez pas, dites-le. Quand vous nécessitez plus de temps, demandez-le. Quand vous n’en pouvez plus, confiez-vous.  La vulnérabilité et l’authenticité sont nécessaires pour passer au travers. Retirez votre masque et espérons que cette nouvelle façon sera une conséquence positive de cette situation.

Publié dans La référence de l’Ordre des conseillers en  ressources humaines du Québec