Attention patron, j’ai besoin de votre attention
Au secours, je n’en peux plus: lors de nos rencontres, mon patron arrive toujours en retard puis passe son temps à texter et tweeter. Que puis-je faire pour avoir toute son attention?
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Plusieurs d’entre nous diront que ce patron manque de savoir-vivre, alors que le patron et ses pairs seront heureux de faire partie du club des pros du multitâches et des hyper performants. Ce deuxième groupe est accro à l’adrénaline des tâches accomplies et carbure aux items rayés sur la liste des choses à faire.
Votre patron fait sûrement ce qu’il a à faire, il est probablement apprécié par ses supérieurs ainsi que peut-être même par vous-même, pour son énergie et son efficacité. Mais de votre côté, celui-ci vous étourdit, vous fait perdre votre temps quand vous avez à attendre, vous ignore et vous êtes frustré lorsque vous quittez vos rencontres.
Ma recommandation pour des rencontres productives et à l’heure contient cinq éléments :
Premièrement, choisissez des heures de rencontres où votre supérieur est le moins sollicité. Si vous avez déjà une heure préassignée, il est probablement temps de la réviser. Rencontrez-vous votre chef à la première heure, juste après le dîner ou l’attrapez-vous au vol? Si vous n’avez pas habituellement des moments assignés, assignez-en selon le rythme ralenti de ses activités. Observez ses allées ainsi que ses venues et trouvez un moment régulier moins achalandé dans son emploi du temps.
Deuxièmement, établissez des attentes réalistes quant à la durée de vos têtes à têtes. Informez-le à l’avance du temps dont vous aurez besoin. Ne minimisez surtout pas le temps nécessaire. Une petite astuce: surestimez quelque peu les minutes que vous anticipez pour votre face à face. Par exemple, si vous prévoyez avoir besoin de 20 minutes, réservez 30 minutes. De cette façon, vous pourrez accommoder quelques interruptions non prévues ou pourrez répéter les bouts manqués dus à l’inattention de votre patron. Cette habitude a aussi l’heureux avantage de vous permettre de rester calme et en contrôle sachant que le temps est de votre côté. Cette petite exagération aura aussi le bénéfice de surprendre votre chef quand vous annoncerez la fin de votre réunion avant même qu’il n’ait eu envie de regarder sa montre.
Troisièmement, prenez soin de bien informer votre supérieur de l’objectif de votre réunion ainsi que de l’importance de sa contribution.
Rassemblez ces trois premières recommandations et ça pourrait avoir l’air de : « Paul, j’ai presque terminé le rapport Mercier et avant d’y mettre ma conclusion j’aimerais bien avoir votre point de vue. Trente minutes devraient suffirent pour mettre en place le plan d’action de notre équipe des maritimes. La dernière fois que nous nous sommes rencontrés à 9h30 j’ai remarqué que vous étiez en forte demande à cette heure-là. Je suis au bureau à 8h30 les mardis, est-ce que mardi prochain à 8h30 vous conviendrait? »
Maintenant pour le quatrième élément; avec authenticité et surtout sans sarcasme, faites preuve de civilité. Le jour de votre rencontre venu, à l’arrivée de votre patron, prenez votre téléphone mobile et dites : « Je vais mettre mon appareil en mode silencieux afin qu’on ne soit pas interrompu. » La majorité du temps quand une personne est dans l’adrénaline tout ce qui est nécessaire est ce petit rappel des politesses d’usage.
Une dernière chose, juste avant le début de votre entretien reconnaissez le don de temps de votre supérieur : « Merci de me rencontrer Paul. J’ai vraiment besoin de votre expertise avec ce plan d’action. »
Le résultat pourrait être que votre patron vous donnera toute son attention, mais qu’il sera arrivé en retard. Si c’est le cas, félicitez-vous de recevoir l’attention méritée et ne prenez surtout pas son retard de façon personnelle. Prenez-le de façon professionnelle. Acceptez que certaines personnes sont chroniquement des retardataires. Attribuez ce trait à la diversité et préparez-vous à votre prochain entretien en ayant du travail pour vous occuper dans l’attente de l’arrivée de votre patron.
