{"id":6301,"date":"2015-03-20T23:52:06","date_gmt":"2015-03-20T23:52:06","guid":{"rendered":"http:\/\/etiquettejulie.com\/?p=6301"},"modified":"2017-10-20T12:02:30","modified_gmt":"2017-10-20T12:02:30","slug":"irritants-courriels-productivite","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/etiquettejulie.com\/fr\/irritants-courriels-productivite\/","title":{"rendered":"Minimisez les irritants dans vos courriels et augmentez votre productivit\u00e9"},"content":{"rendered":"

Depuis le \u00ab Hillar-e gate \u00bb, l\u2019enqu\u00eate sur la \u00ab e-gaffe \u00bb, de Madame Clinton, qui a choisi de correspondre de sa messagerie personnelle, au lieu de celle attach\u00e9e \u00e0 son ancien poste de secr\u00e9taire d\u2019\u00c9tat, nous rappelle rapidement que tout ce que nous \u00e9crivons dans nos communications \u00e9lectroniques au travail, n\u2019est pas du tout priv\u00e9.<\/p>\n

Soyez prudent; traitez chaque courriel comme si un jour il ferait la une de http:\/\/www.lesaffaires.com.<\/p>\n

Voil\u00e0! Un point, c\u2019est tout. Ici, pourrait s\u2019arr\u00eater mon billet de blogue.<\/p>\n

Cette controverse suscite beaucoup de commentaires sur les courriels et ses irritants. Pour diminuer vos frustrations et augmenter votre productivit\u00e9, je profite de l\u2019occasion pour vous rappeler quelques lignes directrices.<\/p>\n

#1 Soyez concis et clair<\/strong><\/p>\n

Selon une\u00a0\u00e9tude<\/a>\u00a0faite en 2014, par Radicati, les utilisateurs professionnels envoient et re\u00e7oivent en moyenne 121 courriels par jour. Si vous allouez une minute par courriel, vous en \u00eates d\u00e9j\u00e0 \u00e0 deux heures par jour \u00e0 cliquer et taper!<\/p>\n

Restez focalis\u00e9, un sujet par courriel.<\/p>\n

Utilisez le bon vocabulaire, la bonne grammaire, un ton professionnel, pas de majuscules, une police facile \u00e0 lire et \u00e0 imprimer, etc. Vous connaissez la base de la n\u00e9tiquette. Respectez-la.<\/p>\n

#2 Songez aux mots du champ Sujet<\/strong><\/p>\n

C\u2019est la pub de votre courriel.<\/p>\n

Remplir ce champ n\u2019est pas un choix. Si vous croyez gagner quelques secondes \u00e0 passer cette \u00e9tape pour n\u2019\u00e9crire que votre message, d\u00e9trompez-vous.<\/p>\n

L\u2019espace Sujet vierge pourrait d\u00e9tourner votre courriel vers la corbeille virtuelle de votre destinataire.<\/p>\n

Cette case vide est non-professionnel et son \u00e9metteur pourrait \u00eatre per\u00e7u comme paresseux.<\/p>\n

Choisissez bien les quelques mots que vous \u00e9crivez ici. Ils invitent votre interlocuteur \u00e0 rapidement prioriser votre courriel. Faites en sorte qu\u2019\u00e0 sa vue on l\u2019ouvre et y r\u00e9ponde, au lieu de passer au suivant.<\/p>\n

Si votre envoi n\u00e9cessite une action avec un d\u00e9lai serr\u00e9, faites-en mention ici. Par exemple: \u00ab Svp r\u00e9pondre avant vendredi \u2013 Participation \u00e0 la formation \u00bb.<\/p>\n

Lorsqu\u2019il vous est possible de r\u00e9pondre \u00e0 un courriel en quelques mots, moins de cinq, ins\u00e9rez-les dans cette case et ajoutez-y \u00ab FM \u00bb. La premi\u00e8re fois que vous utilisez cette astuce, assurez-vous de bien indiquer, FM (Fin du message), pour \u00e9clairer l\u2019autre de la signification de cet acronyme.<\/p>\n

Si votre courriel ne n\u00e9cessite aucune action, indiquez-le \u00ab Aucune r\u00e9ponse n\u00e9cessaire \u00bb. Encore ici, comme dans les suggestions pr\u00e9c\u00e9dentes, vous et vos destinataires \u00e9conomiserez quelques cliques \u00e0 ne pas ouvrir des courriels inutiles.<\/p>\n

Attention aussi, de prendre bien soin de rafraichir ce champ et d\u2019en m\u00eame temps supprimer, ou faire le m\u00e9nage du contenu, quand vous utilisez la chaine du courriel pr\u00e9c\u00e9dent, pour une nouvelle discussion. Si vous maintenez l\u2019ancienne ligne Sujet, maintenant d\u00e9su\u00e8te, votre courriel pourrait avoir une importance secondaire.<\/p>\n

#3 Respectez vos destinataires<\/strong><\/p>\n

Au d\u00e9but d\u2019un nouveau projet, d\u2019une nouvelle \u00e9quipe de travail ou collaboration prenez bien soin de valider les attentes de communication : \u00ab Qui doit, ou veut, recevoir quoi, quand. \u00bb. Ceci ne prendra que quelques minutes et facilitera harmonieusement les \u00e9changes.<\/p>\n

G\u00e9n\u00e9ralement, les destinataires d\u2019un courriel sont des personnes \u00e0 qui vous demandez une question, ou une action.<\/p>\n

En Cc., sont les personnes qui demandent d\u2019\u00eatre au courant, mais desquels vous n\u2019attendez pas d\u2019action ou de r\u00e9ponse.<\/p>\n

Si vous ajoutez une personne inconnue par votre interlocuteur en Cc, assurez-vous de la pr\u00e9senter avec sa raison d\u2019\u00eatre.<\/p>\n

Respectez la ligne de communication de votre soci\u00e9t\u00e9. N\u2019ajoutez pas Grand Patron en Cc, parce que vous ne recevez pas de retour de votre sup\u00e9rieur. Pour \u00e9viter des froissements, validez plut\u00f4t la situation avec votre sup\u00e9rieur de vive voix.<\/p>\n

Si vous \u00eates en Cc, il ne faudra surtout pas r\u00e9pondre au courriel, \u00e0 moins que vous n\u2019ayez quelque chose d\u2019important \u00e0 contribuer, comme une nouvelle information ou une correction. Mais, pensez-y-bien avant de r\u00e9pondre \u00e0 tous. Il vaudrait peut-\u00eatre mieux prendre le t\u00e9l\u00e9phone ou aller rencontrer l\u2019\u00e9metteur, face-\u00e0-face, pour bien clarifier les informations.<\/p>\n

L\u2019ordre dans lequel vous ajoutez les destinataires doit refl\u00e9ter la hi\u00e9rarchie organisationnelle : client est ins\u00e9r\u00e9 avant patron, chef de service avant coll\u00e8gue et ainsi de suite selon l\u2019organigramme de votre soci\u00e9t\u00e9 et celles de vos partenaires d\u2019affaires.<\/p>\n

#4 Utilisez les courtoisies professionnelles: salutations et signature<\/strong><\/p>\n

D\u00e9butez votre envoi avec une formule d\u2019appel qui refl\u00e8te votre relation d\u2019affaires : \u00ab Madame la directrice \u00bb, \u00ab Bonjour, Monsieur, \u00bb, \u00ab Cher Pr\u00e9nom \u00bb, ou \u00ab Bonjour, Pr\u00e9nom \u00bb, conviennent tous.<\/p>\n

Utilisez le pr\u00e9nom que si vous y \u00e9tiez d\u00e9j\u00e0 invit\u00e9 lors d\u2019une rencontre ou d\u2019un appel pr\u00e9c\u00e9dent ainsi que si l\u2019autre signe avec son pr\u00e9nom seulement. Si le courriel est sign\u00e9 du pr\u00e9nom, accompagn\u00e9 du nom de famille, utilisez le titre de civilit\u00e9 avec le nom de famille.<\/p>\n

Puisque votre interlocuteur ouvre votre courriel \u00e0 un moment opportun pour lui, et surtout si vous correspondez avec des gens qui se situent dans d\u2019autres fuseaux horaires, \u00e9vitez \u00ab Bon matin, \u00bb ou \u00ab Bonsoir, \u00bb.<\/p>\n

Pour le premier courriel de votre \u00e9change, assurez-vous d\u2019avoir une signature compl\u00e8te, selon le mod\u00e8le sugg\u00e9r\u00e9 dans votre politique de courriel, avec au minimum : votre nom, votre fonction, le nom de l\u2019entreprise ainsi que votre num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone.<\/p>\n

Pour la suite, seuls votre nom et votre num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone sont n\u00e9cessaires. La pr\u00e9sence de votre num\u00e9ro de t\u00e9l\u00e9phone \u00e9vitera \u00e0 l\u2019autre de descendre dans votre courriel, ou de fouiller dans ses contacts, pour trouver l\u2019information.<\/p>\n

#5 R\u00e9pondez \u00e0 vos courriels<\/strong><\/p>\n

Tout le monde est occup\u00e9. Tout le monde a le m\u00eame nombre d\u2019heures dans une journ\u00e9e. Si on vous a \u00e9crit, c\u2019est qu\u2019on vous consid\u00e8re comme important dans cette communication et qu\u2019on s\u2019attend \u00e0 un retour. Le d\u00e9lai raisonnable de r\u00e9ponse est de 24 \u00e0 48 heures. Validez cette attente avec votre groupe.<\/p>\n

Si vous ne pouvez pas donner de r\u00e9ponse ou devez retarder, indiquez-le.<\/p>\n

Et maintenant, vous aimeriez peut-\u00eatre savoir ce que je pense de la \u00ab logique \u00bb d\u2019Hillary Clinton et de son choix d\u2019utiliser sa messagerie personnelle pour se simplifier la vie? Comme plusieurs d\u2019entre nous, elle aurait pu utiliser un seul appareil et y synchroniser ses deux comptes pour cons\u00e9quemment r\u00e9pondre \u00e0 ses courriels. Pour le reste, je m\u2019abstiens de r\u00e9pondre. Je suis sp\u00e9cialiste de l\u2019\u00e9tiquette et non de l\u2019\u00e9thique. L\u2019\u00e9thique est une affaire de conscience, de valeurs et peut avoir des r\u00e9percussions l\u00e9gales, comme dans la commission Charbonneau.<\/p>\n

Si vous vivez des irritants courriels et \u00eates en qu\u00eate de solutions, je vous invite \u00e0 afficher, partager ou commenter ce billet ainsi qu\u2019\u00e0 m\u2019\u00e9crire julie@etiquettejulie.<\/p>\n

Publi\u00e9 20 mars, 2015 lesaffaires.com (c) Julie Blais Comeau<\/a><\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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