Oh non pas encore un p\u2019tit meeting\u2026!\u00a0La rentr\u00e9e c\u2019est aussi le retour aux r\u00e9unions.<\/p>\n
Le succ\u00e8s d’une r\u00e9union d\u00e9pend du pr\u00e9sident de la r\u00e9union mais aussi des autres participants. Avoir des r\u00e9unions efficaces est beaucoup plus que d’envoyer une invitation pour se rassembler autour d\u2019un bon caf\u00e9 et de beaux beignes pour jaser.<\/p>\n
Voici vingt lignes directrices, ainsi que des astuces, pour vous permettre d\u2019avoir des r\u00e9unions harmonieuses, mais surtout productives.<\/p>\n
PR\u00c9SIDENT<\/strong><\/p>\n 1. Si vous n’avez pas d\u2019objectif pour la r\u00e9union, ni de compte-rendu \u00e0 faire, ne tenez pas de r\u00e9union.<\/strong><\/p>\n Permettez-moi de vous l\u2019assurer, tout le monde va rouler des yeux quand vous commencerez en disant\u00a0: \u00ab Quelqu’un a-t-il quelque chose de nouveau \u00e0 partager ? \u00bb ou \u00ab Est-ce qu\u2019il y a quelque chose que vous aimeriez discuter aujourd\u2019hui ? \u00bb<\/p>\n 2. Invitez seulement ceux qui ont besoin d’\u00eatre l\u00e0 et assurez-vous que les d\u00e9cideurs sont pr\u00e9sents.<\/strong><\/p>\n 3. Planifier l\u2019ordre du jour avec des objectifs pr\u00e9cis bas\u00e9s sur les r\u00e9sultats esp\u00e9r\u00e9s.<\/strong><\/p>\n 4. Utilisez toujours le m\u00eame mod\u00e8le d’ordre du jour.<\/strong><\/p>\n Ce gabarit facilitera le r\u00e9f\u00e9rencement.<\/p>\n 5. Soyez r\u00e9aliste.<\/strong><\/p>\n Pr\u00e9voyez suffisamment de temps pour les discussions, les questions ainsi que les r\u00e9ponses. Assignez des d\u00e9lais pr\u00e9cis pour les remue-m\u00e9ninges d\u2019id\u00e9es.<\/p>\n \u00ab\u00a0Stationnez\u00a0\u00bb ces \u00e9l\u00e9ments bien \u00e0 la vue de tous sur une note autocollante ou sur le tableau. Revoyez ces id\u00e9es \u00e0 la fin de la r\u00e9union. Assignez le suivi aux bonnes personnes ou assurez-vous de les inclure dans la prochaine r\u00e9union.<\/p>\n 6. Annoncez vos attentes concernant les gadgets technologiques, avant la r\u00e9union.<\/strong><\/p>\n Faites le dans l\u2019envoi de votre ordre du jour et encore au d\u00e9but de la r\u00e9union. Assurez-vous de revoir l\u2019utilisation souhait\u00e9e pour les m\u00e9dias sociaux, les mots cliques, ainsi que les t\u00e9l\u00e9phones intelligents et les ordinateurs portables.<\/p>\n 7. Ajoutez de la nouveaut\u00e9 et des \u00e9l\u00e9ments \u00ab\u00a0surprise!\u00a0\u00bb \u00e0 vos r\u00e9unions.<\/strong><\/p>\n Changez l\u2019emplacement et les g\u00e2teries. \u00ab\u00a0La r\u00e9union aura lieu \u00e0 l\u2019ext\u00e9rieur et nous servirons des glaces.\u00a0\u00bb,\u00a0en\u00a0ravira plusieurs.<\/p>\n 8. Commencez votre r\u00e9union \u00e0 l’heure pr\u00e9vue.<\/strong><\/p>\n Si vous attendez les retardataires pour commencer la r\u00e9union, vos participants penseront qu’il est acceptable d\u2019arriver en retard. Une fois que vous commencez, ne vous arr\u00eatez pas. Et, ne recommencez surtout pas.<\/p>\n Votre \u00e9quipe aime socialiser avant la r\u00e9union?\u00a0<\/em><\/p>\n Sp\u00e9cifiez ce moment\u00a0– 8\u00a0h 50 \u00e0 9\u00a0h 00 – Muffins et retrouvailles<\/p><\/blockquote>\n Votre \u00e9quipe a du mal \u00e0 d\u00e9marrer \u00e0 l’heure?\u00a0<\/em><\/p>\n D\u00e9butez \u00e0 une heure hors du commun. Curieux, vos coll\u00e8gues seront l\u00e0 \u00e0 temps pour v\u00e9rifier.\u00a0\u2013 9 h 03 – D\u00e9but de la r\u00e9union<\/p>\n Vous avez toujours quelques retardataires?<\/em><\/p><\/blockquote>\n Jouez \u00e0 \u00ab\u00a0Passe la tablette\u00a0\u00bb. Celui qui pr\u00e9side la r\u00e9union passe c\u00e9r\u00e9monieusement une tablette num\u00e9rique ou de papier avec un stylo, \u00e0 la derni\u00e8re personne qui passe la porte. Toute autre personne qui vient apr\u00e8s, se voit remettre la c\u00e9r\u00e9moniale tablette pour la prise de notes. Comme bonus pour vous, vous n’aurez pas \u00e0 r\u00e9pondre \u00e0 la fameuse question : \u00ab Qu’est-ce que j’ai manqu\u00e9\u00a0? \u00bb \u00a0Le nouveau preneur de notes peut se rattraper sur le statut de la r\u00e9union, en lisant les notes.<\/p>\n 9.\u00a0Animez la r\u00e9union en impliquant les participants.<\/strong><\/p>\n Faites appel aux experts pr\u00e9sents dans la salle en sollicitant de la r\u00e9troaction.<\/p>\n Les participants s\u2019interrompent?<\/em><\/p>\n Utilisez un sablier ou un b\u00e2ton de la parole; seule la personne qui d\u00e9tient l\u2019objet peut parler.<\/p><\/blockquote>\n 10. Terminez votre rencontre dix minutes avant l\u2019heure anticip\u00e9e.<\/strong><\/p>\n Tout le monde sera enchant\u00e9 du temps suppl\u00e9mentaire pour se rafra\u00eechir, faire un appel ou se rattraper dans leurs courriels. Au plus tard, mettez fin \u00e0 votre r\u00e9union \u00e0 l’heure pr\u00e9vue.<\/p>\n Vos r\u00e9unions s’\u00e9tendent r\u00e9guli\u00e8rement au-del\u00e0 du temps assign\u00e9?<\/em><\/p>\n Utilisez un cadran avec un compte \u00e0 rebours. Placez-le bien en vue, face aux participants. Regardez-le en passant d\u2019un point \u00e0 l\u2019autre de l\u2019ordre du jour.<\/p><\/blockquote>\n \u00a0PARTICIPANT<\/strong><\/p>\n 1. Lorsque vous recevez une invitation \u00e0 une r\u00e9union, d\u00e8s que possible, confirmez votre pr\u00e9sence ou informez de votre absence.<\/strong><\/p>\n R.S.V.P. n’est pas une option. Si vous ne pouvez pas y assister, expliquez la raison. Un appel est g\u00e9n\u00e9ralement pr\u00e9f\u00e9rable.<\/p>\n 2. Apportez tous les documents n\u00e9cessaires : l\u2019ordre du jour, des mises \u00e0 jour ainsi que vos suggestions et recommandations.<\/strong><\/p>\n 3. Apportez le n\u00e9cessaire pour prendre des notes.<\/strong><\/p>\n \u00c9l\u00e9mentaire, mais croyez-moi, ce n’est pas \u00e9vident pour tous. Trop souvent, j’ai eu \u00e0 d\u00e9chirer quelques pages de mon cahier et \u00e0 fouiller dans mon sac pour trouver un stylo suppl\u00e9mentaire pour quelqu’un.<\/p>\n 4. Si vous arrivez en retard, entrez discr\u00e8tement et rapidement.<\/strong><\/p>\n \u00ab\u00a0Excusez-moi\u00a0\u00bb suffit. Si n\u00e9cessaire, pr\u00e9sentez des excuses en priv\u00e9 \u00e0 la fin pour expliquer. Ne fouillez pas dans vos papiers et ne d\u00e9placez pas votre chaise. \u00c9coutez pour vous orienter dans l\u2019ordre du jour.<\/p>\n 5. Participez en fonction de l’ordre du jour.<\/strong><\/p>\n Si vous n’avez rien \u00e0 dire, ne perdez pas de temps \u00e0 reformuler ce que les autres ont dit. Reconnaissez ce que disent les autres avec des expressions faciales positives.<\/p>\n 6. Maintenez un langage corporel professionnel et positif.<\/strong><\/p>\n Ne vous \u00e9talez partout. N\u2019enlevez pas vos chaussures. Pas tr\u00e8s agr\u00e9able pour les autres et d\u00e9finitivement n\u00e9faste pour votre image.<\/p>\n 7. M\u00e9fiez-vous des tics nerveux comme le clic de votre stylo ou le va-et-vient de votre \u00ab\u00a0p\u2019tite patte\u00a0\u00bb.<\/strong><\/p>\n Relaxant pour vous, mais inversez les r\u00f4les… Rapidement aga\u00e7ant voire irritant pour les autres.<\/p>\n 8. Respectez les consignes et soyez respectueux des id\u00e9es des autres.<\/strong><\/p>\n Si les gadgets technologiques sont autoris\u00e9s, pas de coup d’oeil rapide sur votre page Facebook. Tout le monde s\u2019en aper\u00e7oit. N\u2019est-ce pas? N’interrompez pas et s’il vous pla\u00eet pas de conversation \u00e0 part. \u00c9vitez le roulement des yeux, les soupirs et ne pointez pas du doigt. Soyez juste et agr\u00e9able. Vous n\u2019\u00eates pas dans un d\u00e9bat.<\/p>\n 9. Si vous attendez un appel ou devez quitter t\u00f4t, informez \u00e0 l’avance.<\/strong><\/p>\n Placez votre appareil en mode vibration. Quand l’appel entre, absentez-vous pour aller parler. Quittez discr\u00e8tement en rassemblant rapidement vos choses, sans \u00ab\u00a0au revoir\u00a0\u00bb.<\/p>\n 10. Ayez de l’int\u00e9grit\u00e9.<\/strong><\/p>\n Faites le suivi et accomplissez toutes les t\u00e2ches qui vous ont \u00e9t\u00e9 confi\u00e9es, danbs les d\u00e9lais requis.<\/p>\n Des r\u00e9unions productives exigent\u00a0sept Ps:<\/p>\n\n