{"id":12148,"date":"2020-04-27T15:46:17","date_gmt":"2020-04-27T15:46:17","guid":{"rendered":"https:\/\/etiquettejulie.com\/?p=12148"},"modified":"2020-04-27T17:29:04","modified_gmt":"2020-04-27T17:29:04","slug":"communiquer-efficacement-en-mode-teletravail-au-sein-de-la-crise-de-la-covid-19","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/etiquettejulie.com\/fr\/communiquer-efficacement-en-mode-teletravail-au-sein-de-la-crise-de-la-covid-19\/","title":{"rendered":"Communiquer efficacement en mode t\u00e9l\u00e9travail au sein de la crise de la COVID-19"},"content":{"rendered":"<p>C\u2019\u00e9tait le vendredi 13 mars. Branch\u00e9 \u00e0 l\u2019actualit\u00e9, vous vous en doutiez. Vous aviez conseill\u00e9 aux membres de votre \u00e9quipe d\u2019apporter leurs ordinateurs portables \u00e0 la maison. C\u2019\u00e9tait le dernier jour o\u00f9 vous avez donn\u00e9 la main ou si vous habitez seul, fait un c\u00e2lin.<\/p>\n<p>\u00c0 13 heures pile, comme tous les jours depuis, lors de sa conf\u00e9rence de presse quotidienne, Monsieur Fran\u00e7ois Legault, premier ministre du Qu\u00e9bec, a d\u00e9clar\u00e9 l\u2019\u00e9tat d\u2019urgence sanitaire sur tout le territoire qu\u00e9b\u00e9cois. En quelques jours, avec agilit\u00e9, vous et les membres de votre \u00e9quipe, bien outill\u00e9s ou pas, \u00eates devenus t\u00e9l\u00e9travailleurs. Rapidement, instinctivement, sans plan de formation, vous d\u00e9veloppez les comp\u00e9tences et habilet\u00e9s technologiques pour travailler de chez vous.\u00a0 Pour vous permettre de rayonner confiance et cr\u00e9dibilit\u00e9 \u00e0 distance autant qu\u2019en face \u00e0 face au bureau, je vous pr\u00e9sente comment vous organiser pour optimiser vos plages de travail, tout en composant avec la crise ainsi que le confinement en perp\u00e9tuelle \u00e9volution au sein de votre maison et vos relations.<\/p>\n<h3><strong>I\u2013 METTEZ EN PLACE UNE ROUTINE<\/strong><\/h3>\n<p>Vous l\u2019avez entendu maintes et maintes fois. Je le r\u00e9it\u00e8re. Avec pr\u00e8s d\u2019une d\u00e9cennie comme travailleur autonome, je le confirme. Au-del\u00e0 de la discipline, apr\u00e8s une attitude de \u00ab\u00a0Just do it\u00a0\u00bb, la routine est la cl\u00e9 du succ\u00e8s du t\u00e9l\u00e9travail. Au d\u00e9but, comme vous l\u2019avez certes v\u00e9cu j\u2019en suis convaincu, m\u00eame les corv\u00e9es domestiques les plus d\u00e9test\u00e9es deviennent tout \u00e0 coup s\u00e9duisantes.<\/p>\n<p>Pour \u00e9viter de d\u00e9vier de votre horaire et optimiser vos heures de travail\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Organisez votre espace boulot. Voici un article <em><a href=\"https:\/\/etiquettejulie.com\/fr\/organiser-son-bureau-efficace\/\">Organiser son bureau pour \u00eatre efficace<\/a><\/em>\u00a0pour vous aider \u00e0 optimiser cet espace.<\/li>\n<li>Validez les attentes de votre employeur et faites de m\u00eame avec vos employ\u00e9s.<\/li>\n<li>Incluez les activit\u00e9s des membres de votre famille.<\/li>\n<li>Planifiez vos t\u00e2ches selon votre biorythme \u00e9nergique et permettez aux autres de le faire.<\/li>\n<li>Assignez un temps de pr\u00e9paration pour vous disposer au travail, incluant faire votre toilette et vous v\u00eatir d\u2019une tenue confortable, mais qui vous permettra de performer et d\u2019\u00eatre per\u00e7u selon ce que vous souhaitez.<\/li>\n<li>Ins\u00e9rez des pauses r\u00e9guli\u00e8res; caf\u00e9s virtuels ou des appels avec vos coll\u00e8gues, vos clients et les autres membres de votre communaut\u00e9 professionnelle pendant que vous marchez chacun dans votre patelin.<\/li>\n<li>Avec votre \u00e9quipe, officialisez des heures de non-connexion. N\u2019y faites pas d\u2019exception.<\/li>\n<li>Incluez des moments \u00ab\u00a0moi\u00a0\u00bb, juste pour vous.<\/li>\n<\/ul>\n<h3><strong>II\u2013 D\u00c9FINISSEZ LES MODES DE COMMUNICATION SELON LES SITUATIONS<\/strong><\/h3>\n<p>Nombreuses sont les \u00e9quipes de travail qui ont \u00e0 aire le virage virtuel vers une application de collaboration. Elles assurent\u00a0l\u2019organisation, un suivi au fil des conversations, la gestion des r\u00e9unions et donnent un aper\u00e7u global des collaborations.<\/p>\n<p>Si ce n\u2019est pas encore votre cas, inspir\u00e9 de votre intention, choisissez bien votre mode de communication et r\u00e9visez les r\u00e8gles de l\u2019\u00e9tiquette qui s\u2019appliquent \u00e0 chacun.<\/p>\n<p><strong>LA VISIOCONF\u00c9RENCE<\/strong><\/p>\n<p>C\u2019est le mode de communication qui se rapproche le plus de la pr\u00e9sence. Dor\u00e9navant omnipr\u00e9sente dans nos vies professionnelles et sociales, elle permet de voir et d\u2019entendre, pour bien ancrer le message.<\/p>\n<p>Sans d\u00e9placement pour passer d\u2019une r\u00e9union \u00e0 l\u2019autre et se rafraichir, il est n\u00e9cessaire d\u2019\u00e9viter de les programmer en boucle. Ou, vous risquerez de rapidement perdre le fil ou la boule.\u00a0J<\/p>\n<p>Dans les meilleures circonstances, le temps d\u2019attention d\u2019\u00e9cran \u00e0 \u00e9cran est moindre. Ainsi, au sein de la crise de la COVID-19, assignez une dur\u00e9e limit\u00e9e. Respectez-la. Les autres ont aussi des occupations et comptent sur vous pour maintenir leur int\u00e9grit\u00e9 envers les leurs. Puis, pour vous assurer que tous soient pr\u00eats \u00e0 participer\u00a0:<\/p>\n<ul>\n<li>Envoyez un ordre du jour.<\/li>\n<li>Contextualisez votre message.<\/li>\n<li>Bouclez la r\u00e9union avec des actions.<\/li>\n<li>Posez votre voix. Ajustez votre ton. Utilisez un vocabulaire simple, commun \u00e0 tous.<\/li>\n<li>Permettez \u00e0 d\u2019autres d\u2019animer la r\u00e9union.<\/li>\n<li>Apportez des \u00e9l\u00e9ments d\u2019interactivit\u00e9\u00a0: des discussions en sous-groupes, le partage d\u2019\u00e9cran, la cr\u00e9ation et la modification de documents en ligne en temps r\u00e9el, le visionnement en groupe de vid\u00e9os, d\u2019un webinaire ou des exercices d\u2019\u00e9tirement.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Avant de passer \u00e0 l\u2019action, ajustez la lumi\u00e8re et votre cam\u00e9ra en vous r\u00e9f\u00e9rant \u00e0<a href=\"https:\/\/etiquettejulie.com\/fr\/visioconference-recommandations\/\"> <em>Visioconf\u00e9rence: lumi\u00e8re, cam\u00e9ra et action en onze recommandations<\/em><\/a> des meilleures astuces.<\/p>\n<p><strong>LE T\u00c9L\u00c9PHONE<\/strong><\/p>\n<p>Parce qu\u2019il peut \u00eatre difficile d\u2019\u00eatre focalis\u00e9 \u00e0 temps complet en visioconf\u00e9rence, le t\u00e9l\u00e9phone regagne en popularit\u00e9 ces temps-ci. Ce n\u2019est facile de regarder le petit trou de la cam\u00e9ra en hochant de la t\u00eate tout en faisant un effort de ne pas avoir \u00ab\u00a0les yeux croches\u00a0\u00bb. En m\u00eame temps il faut \u00eatre conscient de son langage non verbal et prendre des notes. Il est donc peut-\u00eatre sage de confier au t\u00e9l\u00e9phone vos messages qui sont plus d\u00e9licats, fragiles et sensibles. Sans \u00eatre vu, votre corps sera plus d\u00e9tendu et \u00e0 l\u2019aise. Vous pourrez ainsi donner toute votre attention au ton de l\u2019autre. Vous pourrez vous concentrer sur son message en b\u00e9n\u00e9ficiant de ses indices vocaux et verbaux, incluant sa respiration et ses silences.<\/p>\n<p>Cette sensible prise de conscience s\u2019applique aussi aux messages laiss\u00e9s dans votre bo\u00eete vocale. Puis faites le test de votre c\u00f4t\u00e9, pour vous assurer que votre message d\u2019accueil refl\u00e8te bien ce que vous souhaitez.<\/p>\n<p><strong>LES COURRIELS<\/strong><\/p>\n<p>Avec les \u00e9motions \u00e0 fleur de peau et les distractions \u00ab\u00a0maison\u00a0\u00bb en hausse, le risque de mauvaise interpr\u00e9tation d\u2019un courriel est aussi en croissance \u00e0 l\u2019\u00e8re du confinement COVID-19. Limitez le nombre de courriels sur un m\u00eame projet. Optez plut\u00f4t pour une r\u00e9union en visioconf\u00e9rence, un appel ou utilise une application virtuelle pour g\u00e9rer vos\u00a0 projets.<\/p>\n<p><strong>LES TEXTOS<\/strong><\/p>\n<p>Rapides, instantan\u00e9s, moins formels, ils peuvent \u00eatre efficaces. Mais attention, si vous avez plusieurs partenaires d\u2019affaires, un nombre \u00e9levez peut \u00eatre d\u00e9rangeant et aga\u00e7ant. Sans compter qu\u2019il peut \u00eatre difficile de garder le fil. Dans nos actuelles circonstances de crise, certains choisissent de r\u00e9server les textos aux membres de la famille. Encore ici, validez les attentes.<\/p>\n<h3><strong>III\u2013 SUPERVISEZ AVEC R\u00c9GULARIT\u00c9, RESPECT ET RECONNAISSANCE<\/strong><\/h3>\n<p><strong>SOYEZ\u00a0 PONCTUEL<\/strong><\/p>\n<p>\u00c0 un temps o\u00f9 tout ce qui semble le plus habituel, \u00ab\u00a0normal\u00a0\u00bb est notre travail et tout ce qui semble le plus familier est une autre r\u00e9union avec ses coll\u00e8gues, assignez des rendez-vous p\u00e9riodiques fixes. Soyez \u00e0 l\u2019heure. Ces rendez-vous r\u00e9guliers sont rassurants et s\u00e9curisants, quand \u00e0 tout moment il pourrait y avoir un \u00e9clatement au sein de son chez soi en confinement.<\/p>\n<p><strong>FAITES FACE \u00c0 LA R\u00c9ALIT\u00c9<\/strong><\/p>\n<p>R\u00e9f\u00e9rez-vous et pr\u00e9sentez ce qui est stable, ce qui n\u2019a pas chang\u00e9. Mentionnez les activit\u00e9s qui continuent, celles qui se r\u00e9p\u00e8tent, avec ou sans ajustements. R\u00e9visez et annoncez les virements et changements de priorit\u00e9s. Assignez-vous des objectifs inspir\u00e9s de la r\u00e8gle de trois; par semaine et au quotidien. R\u00e9visez les en d\u00e9but et fin de journ\u00e9e ainsi que de semaine. C\u00e9l\u00e9brez vos succ\u00e8s, aussi petits soient-ils!<\/p>\n<p><strong>ASSUREZ LE MIEUX \u00caTRE DE CHACUN<\/strong><\/p>\n<p>Comme vous, chacun des membres de votre \u00e9quipe composent avec ses circonstances, ses obligations et ses responsabilit\u00e9s. Assurez-vous que tous sont en s\u00e9curit\u00e9. Au jadis banal \u00ab\u00a0Comment \u00e7a va?\u00a0\u00bb,\u00a0 observez et \u00e9coutez attentivement. Laissez l\u2019autre parler. Informez-vous des arrangements et de l\u2019environnement. Au besoin, r\u00e9f\u00e9r\u00e9 vers l\u2019aide aux employ\u00e9s ou du soutien technique. Allouez des budgets de formation pour les nouvelles technologies ou permettez des ajustements pour l\u2019ergonomie. Si n\u00e9cessaire ajustez l\u2019horaire de travail.<\/p>\n<p><strong>FAITES CONFIANCE<\/strong><\/p>\n<p>Du jour au lendemain, vous ne voyez plus et n\u2019entendez plus vos subalternes. Loin de vous, vous n\u2019\u00eates plus conscients des all\u00e9es et venues de chacun. Pour \u00e9viter d\u2019\u00eatre per\u00e7u comme un micro gestionnaire, d\u2019ajouter \u00e0 votre stress et de donner plus de pression \u00e0 vos employ\u00e9s, faites confiance. Rares sont ceux qui en abusent. Tout en \u00e9tant pr\u00e9cis et concret quant aux responsabilit\u00e9s et priorit\u00e9s, laissez \u00e0 chacun son autonomie et guidez vers l\u2019autonomie. Offrez de la r\u00e9troaction factuelle, le plus rapidement possible. Jumelez-vous avec un partenaire de responsabilisation et encouragez les membres de votre \u00e9quipe \u00e0 en faire tout autant.<\/p>\n<p><strong>REMERCIEZ<\/strong><\/p>\n<p>Comme premier ministre Legault, prenez l\u2019habitude des remerciements du jour. Faites-les vous-m\u00eame et encouragez les membres de votre \u00e9quipe \u00e0 remercier leurs collaborateurs ainsi que leurs partenaires. La gratitude a des pouvoirs exponentiels et est contagieuse.<\/p>\n<h3><strong>CONCLUSION<\/strong><\/h3>\n<p>Puis parce qu\u2019au sein de cette pand\u00e9mie mondiale de la COVID-19 nous passons tous \u00e0 l\u2019histoire sans mode d\u2019emploi, soyez transparent. Au temps o\u00f9 les masques sont en p\u00e9nurie, montrez votre vrai visage. Laissez-le pour le personnel qui en a besoin pour sauver des vies. Quand vous ne le savez pas, dites-le. Quand vous n\u00e9cessitez plus de temps, demandez-le. Quand vous n\u2019en pouvez plus, confiez-vous.\u00a0 La vuln\u00e9rabilit\u00e9 et l\u2019authenticit\u00e9 sont n\u00e9cessaires pour passer au travers. Retirez votre masque et esp\u00e9rons que cette nouvelle fa\u00e7on sera une cons\u00e9quence positive de cette situation.<\/p>\n<p>Publi\u00e9 dans\u00a0<em>La r\u00e9f\u00e9rence\u00a0<\/em>de l&rsquo;Ordre des conseillers en \u00a0ressources humaines du Qu\u00e9bec<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>C\u2019\u00e9tait le vendredi 13 mars. Branch\u00e9 \u00e0 l\u2019actualit\u00e9, vous vous en doutiez. Vous aviez conseill\u00e9 aux membres de votre \u00e9quipe d\u2019apporter leurs ordinateurs portables \u00e0 la maison. 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