Comme vous, votre bureau projette une image. La majorit\u00e9 des employ\u00e9s jugent l\u2019\u00e9tat des bureaux de leurs coll\u00e8gues en lien avec l\u2019efficacit\u00e9 et la capacit\u00e9 d\u2019accomplir le travail requis. Que dit votre espace de travail\u00a0? Est-ce qu\u2019il invite la confiance\u00a0? Puis qu\u2019en est-il de votre cr\u00e9dibilit\u00e9\u00a0; est-elle mise \u00e0 mal par l\u2019\u00e9tat de votre bureau\u00a0?<\/p>\n
C’est la rentr\u00e9e pour les enfants et tous vos coll\u00e8gues seront de retour en poste apr\u00e8s les vancances. Profitez de cette effervescence pour organiser votre environnement afin qu\u2019il rayonne comme vous\u00a0: confiance et cr\u00e9dibilit\u00e9. En prime, votre efficacit\u00e9 et votre productivit\u00e9 seront augment\u00e9es.<\/p>\n
L\u2019organisation de votre bureau commence par l\u2019assignation d\u2019une plage horaire.<\/strong><\/p>\n Assignez-vous une demi-journ\u00e9e ou allez-y par tranches d\u2019une heure ou m\u00eame d\u2019une demi-heure. Vous n\u2019avez pas le temps de tout stopper\u00a0? Organisez-vous pour vous organiser ;-). S\u00e9rieusement, cet investissement de votre temps sera votre meilleur retour sur investissement du trimestre, voire de l\u2019ann\u00e9e.<\/em><\/p>\n I\u2013 FAITES LE M\u00c9NAGE<\/strong><\/p>\n Commencez par retirer bottes, chaussures, tasses, plantes mortes ou autres objets qui ne vous servent plus. Mettez chaque chose \u00e0 sa place en reconnaissant que chaque place \u00e0 sa chose. Vous ne savez pas o\u00f9 mettre certaines choses, faites une pile. Vous leur assignerez un endroit au num\u00e9ro II.<\/p>\n Ne tol\u00e9rez jamais les cernes de tasses de caf\u00e9, la poussi\u00e8re, les taches ainsi qu\u2019une poubelle qui d\u00e9borde. En plus de nuire \u00e0 votre image, le manque de propret\u00e9 de votre bureau peut aussi avoir un impact sur votre sant\u00e9 et celle de vos coll\u00e8gues. N\u2019oubliez pas de d\u00e9sinfecter votre clavier et votre t\u00e9l\u00e9phone. S\u2019il y a des lunes que \u00e7a a \u00e9t\u00e9 fait, ils pourraient contenir plus de microbes que le si\u00e8ge de la toilette que votre concierge purifie au quotidien\u2026<\/p>\n II\u2013 ASSIGNEZ DES ZONES<\/strong><\/p>\n Vos activit\u00e9s passent de la planification \u00e0 l\u2019ex\u00e9cution, incluant la coordination, la recherche et peut-\u00eatre aussi le coaching. De votre fauteuil, vous passez de votre ordinateur \u00e0 votre biblioth\u00e8que et votre classeur. Vous vous levez pour inviter des employ\u00e9s \u00e0 s\u2019asseoir dans votre coin rencontre ainsi que pour rassembler tous vos accessoires avant d\u2019aller animer un atelier.<\/p>\n Faites la liste de vos activit\u00e9s quotidiennes et rassemblez-les pour \u00e9tablir des zones. Selon les sc\u00e9narios ci-haut, vous pourriez en avoir quatre.<\/p>\n 1) Active \/ branch\u00e9e<\/strong><\/em><\/p>\n C\u2019est ici que d\u00e9bute et se termine votre journ\u00e9e. Votre t\u00e9l\u00e9phone portable y est branch\u00e9. Vous lisez vos courriels, vous imprimez des documents et vous r\u00e9pondez \u00e0 vos appels. En compl\u00e9ment de votre ordinateur, votre imprimante et votre t\u00e9l\u00e9phone, votre espace n\u00e9cessite aussi au minimum du papier, des crayons, une agrafeuse ainsi qu\u2019un classeur pour vos dossiers.<\/p>\n 2) Cr\u00e9ative \/ \u00e9pur\u00e9e<\/strong><\/em><\/p>\n Quand vous \u00eates en mode novateur ou strat\u00e9gique, vous aurez besoin de l\u2019espace, surtout du vide avec un acc\u00e8s facile \u00e0 vos r\u00e9f\u00e9rentiels et documents.<\/p>\n Dans un espace plus restreint, ce coin peut \u00eatre adjacent \u00e0 votre ordinateur, sur la m\u00eame table. Il suffit d\u2019avoir un espace \u00ab\u00a0vierge\u00a0\u00bb pour laisser toute la place \u00e0 vos id\u00e9es.<\/p>\n Votre classeur peut se trouver entre les zones Active \/ branch\u00e9e et Cr\u00e9ative \/ \u00e9pur\u00e9e. Tout ce qu\u2019il vous faut est de pouvoir vous concentrer sans distraction. Fermez le son de vos appareils. Rangez vos papiers et dossiers.<\/p>\n 3) R\u00e9f\u00e9rences \/ papier<\/strong><\/em><\/p>\n M\u00eame si la soci\u00e9t\u00e9 pour laquelle vous travaillez vient de remporter un prix \u00e9colo pour vos efforts de r\u00e9duction du papier, vous avez probablement encore certains livres et manuels que vous consultez. Vous avez aussi des dossiers, des blocs-notes, des \u00e9tiquettes et toute votre panoplie de papier. C\u2019est ici que doit se retrouver toute cette collection.<\/p>\n 4) Hors bureau \/ \u00e0 apporter<\/strong><\/em><\/p>\n Cette derni\u00e8re zone doit \u00eatre pr\u00e8s de la porte ou \u00e0 l\u2019entr\u00e9e de votre cubicule.<\/p>\n Sa mission est de rassembler tout ce dont vous aurez besoin quand vous serez en fonction, hors de votre bureau. Elle peut \u00eatre le dessus d\u2019un classeur, un panier ou un cabaret.<\/p>\n Au fur et \u00e0 mesure que vous terminez un document, achetez des trucs et pensez \u00e0 un objet qui vous sera n\u00e9cessaire pour votre prochain d\u00e9placement, placez-le dans cette zone. Les prix que vous venez d\u2019acheter pour le barbecue Reconnaissance de vos employ\u00e9s, les livres pour le lac-\u00e0-l\u2019\u00e9paule ou votre affiche g\u00e9ante pour la conf\u00e9rence \u00e0 l\u2019ext\u00e9rieur du pays, s\u2019y retrouveront et n\u2019envahiront pas vos autres espaces.<\/p>\n III\u2013 TRIEZ POUR \u00caTRE EFFICACE<\/strong><\/p>\n Comme pour le m\u00e9nage de votre garde-robe, le m\u00e9nage de votre bureau commence par un tri.<\/p>\n Testez chaque accessoire de bureau<\/strong><\/em><\/p>\n V\u00e9rifiez que chaque objet qui est \u00e0 votre disposition fonctionne bien. \u00c7a inclut chaque menu article dans votre tiroir fourre-tout. Chaque crayon doit \u00eatre test\u00e9. Faire trois tentatives pour trouver un stylo qui fonctionne est une perte de temps qui peut miner votre cr\u00e9dibilit\u00e9.<\/p>\n Songez ensuite \u00e0 la fr\u00e9quence \u00e0 laquelle vous utilisez chaque outil de travail. S\u2019il fait ce qu\u2019il doit faire, disposez-le sur votre bureau ou rangez-le de sorte que ce soit facile et fluide de l\u2019utiliser selon votre routine. Ainsi, si vous devez r\u00e9guli\u00e8rement brocher des documents, votre agrafeuse doit \u00eatre \u00e0 port\u00e9e de main sur votre bureau ou rang\u00e9e de fa\u00e7on accessible dans un tiroir.<\/p>\n Si un objet est bris\u00e9, faites-le r\u00e9parer. Si vous avez des gadgets ou fournitures que vous n\u2019utilisez plus ou rarement, passez-les au suivant ou remisez-les loin de votre zone quotidienne.<\/p>\n Classez vos documents<\/strong><\/em><\/p>\n \u00c9valuez chaque feuille de papier et chaque dossier, selon quatre cat\u00e9gories\u00a0: 1) \u00e0 archiver, 2) en cours, 3) r\u00e9f\u00e9rentiels et 4) d\u00e9suets.<\/p>\n Ce qui ne sert plus doit \u00eatre d\u00e9chiquet\u00e9 ou jet\u00e9, selon votre politique organisationnelle.<\/p>\n Si vous avez un syst\u00e8me en place, honorez-le. Si vous n\u2019en avez pas encore, cr\u00e9ez-en un. Regroupez par sujets et classez alphab\u00e9tiquement par dates, en mettant les fiches les plus r\u00e9centes sur le dessus. Utilisez un code de couleurs. Le rep\u00e9rage sera plus rapide que la lecture de chaque \u00e9tiquette.<\/p>\n Ma\u00eetrisez votre bo\u00eete de r\u00e9ception<\/strong><\/em><\/p>\n Qu\u2019elle soit dans Outlook ou un autre logiciel de messagerie, elle ne fait pas exception au m\u00e9nage du printemps.<\/p>\n Attention, votre bo\u00eete de r\u00e9ception ne devrait pas dicter votre emploi du temps. Vous la contr\u00f4lez. Ce n\u2019est pas ses messages qui doivent bousculer vos priorit\u00e9s.<\/p>\n Soyez \u00ab strat\u00e9gique \u00bb dans l\u2019utilisation de votre correspondance \u00e9lectronique. Assignez-vous des moments r\u00e9guliers pour la consulter, de deux \u00e0 cinq par jour. Ne laissez pas chaque message entrant vous distraire et vous tirer dans une autre direction.<\/p>\n Programmez des r\u00e8gles pour que vos courriels se classent automatiquement dans vos fichiers.<\/p>\n Au quotidien, chaque matin, avant de lire vos courriels, r\u00e9affirmez vos priorit\u00e9s. Au fil de la journ\u00e9e, aux temps que vous avez assign\u00e9s\u00a0: r\u00e9pondez, archivez, supprimez ou oubliez. Oui, vous avez bien lu, oubliez. Cette classification est pour les courriels qui ne sont pas en lien avec vos objectifs. Souvent leurs exp\u00e9diteurs vous ressolliciteront pour que vous passiez \u00e0 l\u2019action.<\/p>\n Une bonne astuce est d\u2019avoir un fichier \u00e9lectronique pour les infolettres auxquelles vous \u00eates abonn\u00e9. Question de vous garder dans le courant, lisez-les hebdomadairement, toujours au m\u00eame moment, en rafale et souvent en diagonale. Un bloc de 15 \u00e0 30 minutes devrait \u00eatre suffisant. Sinon, validez chaque abonnement et sa pertinence actuelle. \u00c0 ce fait, je vous invite \u00e0 vous inscrire \u00e0 mon infolettre, elle est gratuite et offre en prime mon e-book Cinq r\u00e8gles \u00e0 maitriser pour rayonner<\/strong><\/em> http:\/\/eepurl.com\/ln-oD.\u00a0<\/a><\/p>\n Consid\u00e9rez aussi que l\u2019objectif d\u2019une bo\u00eete de r\u00e9ception \u00e0 z\u00e9ro n\u2019est peut-\u00eatre pas aussi productif que \u00e7a le laisse para\u00eetre. Cette vision peut devenir obsessive en risquant de faire dispara\u00eetre des informations, soustraire des suivis pour ultimement \u00eatre une perte de temps.<\/p>\n IV\u2013 D\u00c9COREZ POUR RAYONNER<\/strong><\/p>\n Tout comme chaque accessoire de votre tenue vestimentaire, chaque bibelot et photo dans votre bureau est compl\u00e9mentaire \u00e0 votre image. Pensez-y. Ce qui vous semblait rigolo sur la tablette du magasin l\u2019est peut-\u00eatre moins quand un employ\u00e9 en crise, ou le propri\u00e9taire, entre \u00e0 l\u2019improviste.<\/p>\n Une plante est toujours un bon choix. Mais, si vous n\u2019avez pas le pouce vert et \u00eates souvent en d\u00e9placement, elle sera n\u00e9glig\u00e9e et deviendra vite d\u00e9primante, et pourrait nuire \u00e0 votre image.<\/p>\n Votre sac d\u2019entra\u00eenement, vos chaussures et votre parapluie ne sont pas officiellement des objets de d\u00e9coration, mais lorsqu\u2019ils sont visibles, ils ont aussi un impact sur votre image. Rappelez-vous d\u2019assigner une place pour chaque chose. Dans le cas de ce trio, un support \u00e0 crochets avec un sac \u00e0 chaussures, suspendu sur la porte ou au mur, pourrait tr\u00e8s bien faire l\u2019affaire en \u00e9tant loin des yeux de vos visiteurs.<\/p>\n