Que vous \u00e9voluiez dans un cabinet, une entreprise ou m\u00eame en solo, votre retour de vacances sera probablement parsem\u00e9 de r\u00e9unions. Voici 12 conseils pour mieux les organiser et les rendre productives.<\/p>\n
Les r\u00e9unions ont souvent mauvaise r\u00e9putation. Si elles sont n\u00e9cessaires \u00e0 l\u2019information et \u00e0 la consolidation de l\u2019\u00e9quipe, plusieurs les consid\u00e8rent comme une perte de temps ou m\u00eame comme un mauvais investissement.<\/p>\n
Vous organisez une r\u00e9union ?<\/strong><\/em><\/p>\n 1) Assignez au moins un objectif \u00e0 votre r\u00e9union.<\/strong><\/p>\n Chaque r\u00e9union doit avoir sa raison d\u2019\u00eatre. Sans cette mission, ne tenez pas de r\u00e9union. Ce n\u2019est pas parce que vous avez une plage hebdomadaire assign\u00e9e pour vous retrouver en \u00e9quipe que vous devez avoir une r\u00e9union. Tout le monde roule des yeux et soupire quand l\u2019organisateur dit\u00a0: \u00ab\u00a0Quelqu’un a quelque chose de nouveau ? \u00bb<\/p>\n L\u2019objectif de la r\u00e9union doit \u00eatre \u00e9nonc\u00e9 dans l\u2019invitation, avant m\u00eame la r\u00e9union. Ajoutez-le \u00e0 l\u2019ordre du jour. Au d\u00e9but de la r\u00e9union, rappelez-le. Cette astuce montre le s\u00e9rieux de la r\u00e9union et que vous avez pris le temps de bien la pr\u00e9parer. Annoncez clairement les intentions de participation de chacun ainsi que les actions souhait\u00e9es pendant la r\u00e9union et apr\u00e8s.<\/p>\n 2) Transmettez l\u2019ordre du jour et l\u2019avis de convocation une semaine avant la r\u00e9union.<\/strong><\/p>\n Utilisez un gabarit pour \u00e9tablir l\u2019ordre du jour, identifiant clairement l\u2019objectif de la r\u00e9union et les attentes envers chacun des participants. Joignez des documents pertinents si n\u00e9cessaires. Une r\u00e9union r\u00e9ussie est pr\u00e9cise et r\u00e9aliste. Si possible, indiquez la dur\u00e9e des interventions de chacun.<\/p>\n 3) Assignez quelqu\u2019un \u00e0 la prise des notes.<\/strong><\/p>\n Plusieurs entreprises privil\u00e9gient une rotation au sein de l\u2019\u00e9quipe afin que cette t\u00e2che soit partag\u00e9e entre les participants. Le compte-rendu d\u2019une r\u00e9union doit \u00eatre standardis\u00e9 et offrir une vue globale du progr\u00e8s de chaque projet.<\/p>\n Le compte-rendu doit r\u00e9pondre aux questions suivantes\u00a0:<\/p>\n Transmettez le compte-rendu aux participants dans les 24 heures suivante la r\u00e9union.<\/p>\n 4) \u00c9vitez les distractions et les pertes de temps.<\/strong><\/p>\n Ajoutez \u00e0 l\u2019ordre du jour vos attentes quant \u00e0 l\u2019utilisation des appareils mobiles. Il est possible de sp\u00e9cifier, par exemple, de mettre les appareils en veille ou de les \u00e9teindre. On peut aussi le demander d\u00e8s le d\u00e9but de la r\u00e9union. On \u00e9vite ainsi les distractions et le manque d\u2019\u00e9coute.<\/p>\n Invitez seulement ceux qui ont besoin d\u2019\u00eatre pr\u00e9sents \u00e0 la r\u00e9union et assurez-vous que la personne qui d\u00e9tient le pouvoir d\u00e9cisionnelle soit avec vous, soit en personne, au t\u00e9l\u00e9phone ou en visioconf\u00e9rence.<\/p>\n Soyez r\u00e9aliste quant \u00e0 la dur\u00e9e de la r\u00e9union et les points \u00e0 l\u2019ordre du jour afin de ne pas perdre l\u2019attention des participants. Pr\u00e9voyez du temps pour les remue-m\u00e9ninges, les \u00e9changes et les questions, mais retenez ces sages paroles de Winston Churchill dans la t\u00e9l\u00e9s\u00e9rie The Crown<\/em>\u00a0:\u00ab Il y a une chose que j’ai apprise en 52 ans de service public, c’est qu’il n’y a pas de probl\u00e8me si complexe, ni de crise si grave qui ne peuvent \u00eatre r\u00e9solus de fa\u00e7on satisfaisante en 20 minutes.\u00bb<\/em><\/p>\n 5) Pr\u00e9parez l\u2019environnement.<\/strong><\/p>\n Attribuez strat\u00e9giquement les places. Au besoin, utilisez des tentes aux noms de chacun, incluant leurs r\u00f4les et soci\u00e9t\u00e9s. Le pr\u00e9sident, le directeur ou la personne la plus \u00e9lev\u00e9e dans la hi\u00e9rarchie organisationnelle devrait normalement se situer au bout de la table, id\u00e9alement rectangulaire, avec une vue sur la porte. La deuxi\u00e8me personne la plus importante doit lui faire face. Si un invit\u00e9 d\u2019honneur participe \u00e0 la r\u00e9union, il doit \u00eatre assis \u00e0 la droite de la personne la plus \u00e9lev\u00e9e dans la hi\u00e9rarchie. Le si\u00e8ge \u00e0 gauche est attribu\u00e9 en fonction de la hi\u00e9rarchie ou peut \u00eatre r\u00e9serv\u00e9 pour un adjoint ou un conseiller.<\/p>\n Temp\u00e9rez la pi\u00e8ce. 20 \u00e0 22 degr\u00e9s Celsius est la temp\u00e9rature id\u00e9ale pour assurer confort et concentration.<\/p>\n Si vous utilisez un \u00e9cran, assurez-vous que tous le voient bien.<\/p>\n Commencez \u00e0 l\u2019heure. N\u2019attendez pas les retardataires et ne r\u00e9p\u00e9tez pas ce que vous avez d\u00e9j\u00e0 dit pour eux. \u00a0Cela serait un manque d\u2019\u00e9gard pour les participants ponctuels.<\/p>\n 6) Terminez dix minutes avant la fin annonc\u00e9e.<\/strong><\/p>\n Tous seront ravis du temps dont ils disposeront pour r\u00e9pondre \u00e0 leurs courriels, faire un appel ou aller prendre une marche. Sinon, finissez \u00e0 l\u2019heure pr\u00e9vue.\u00a0Une bonne r\u00e9union implique une bonne gestion du temps.<\/p>\n Vous \u00eates un participant ?<\/strong><\/em><\/p>\n 1) R\u00e9pondez \u00e0 votre invitation d\u00e8s que possible.<\/strong><\/p>\n Si vous ne pouvez pas \u00eatre pr\u00e9sent, expliquez pourquoi. Un appel t\u00e9l\u00e9phonique est pr\u00e9f\u00e9rable au courriel. Il \u00e9vite les malentendus.<\/p>\n\n